Sähköiset tutkintotodistukset Sisussa -toiminnan kuvaus

Toiminnan kuvaus

Sähköisten tutkintotodistukset on erillinen moduuli Sisussa.

Moduulin käyttöönotto vaatii, että Funidata laittaa SEPPO-palvelun korkeakoulun ympäristöihin päälle. Tulostemuutokset vaatii versioasennuksen (minor/major), jonka jälkeen uudet tulosteet on käytössä. Tämän jälkeen korkeakoulu voi päättää milloin ottaa sähköiset tutkintotodistukset käyttöön UniversitySettingseissä (electronicSignatureModuleEnabled).

Allekirjoituskuvan lisääminen Sisuun

Allekirjoituskuvia voi lisätä, kun Funidata on laittanut SEPPO-palvelun päälle. Sähköiset tutkintotodistukset moduulia ei voi käyttää ilman, että tutkintotodistuksen allekirjoittajille on lisätty allekirjoituskuvat, sillä tutkintotodistuksen allekirjoittajaksi ei voi valita henkilöä, jolle ei löydy Sisusta allekirjoituskuvaa.

Tarkemmat ohjeet allekirjoituskuvien lisäämiseen löytyy Sähköisten tutkintotodistusten käyttöönoton checklistiltä.

Käyttöoikeudet

Sisussa moduulin käyttö kokonaisuudessaan vaatii valmistumispyynnön käsittelijän ja henkilötunnuksen katselijan käyttöoikeusroolit.

Mikäli käyttäjällä on tarve käyttää SisuSignia (allekirjoittajat sekä asiainhoitajaksi lisättävät hallintohenkilöt), tarvii hän sinne erilliset käyttöoikeudet.

Moduulin muutokset valmistumispyynnön käsittelyyn

Valmistumispyynnön käsittely toimii, moduulilla ja ilman, samalla logiikalla lukuunottamatta tutkintotodistuksen allekirjoittajan valintaa. Kun moduuli on käytössä, allekirjoittajaksi voi valita ainoastaan yhden tutkintotodistuksen allekirjoittajan ja allekirjoittajaksi voi valita ainoastaan henkilöitä, joiden allekirjoituskuva on tallennettu Sisuun.

Koostamispyynnön tekstimuutokset

Tutkinnon koostamispyynnöllä oleva toimitustapaa kuvaava teksti kertoo sähköisesti toimitettavasta tutkintotodistuksesta. Koostepyynnön yläpuolella on teksti, jossa kerrotaan jos tutkintotodistus odottaa allekirjoitusta tai jos se on allekirjoitettu ja toimitettu opiskelijalle.

Siirtyminen tutkintotodistuspaketin muodostamiseen

Käyttäjä siirtyy hyväksytyltä tutkintotodistuksen koosteelta muodostamaan tutkintotodistusta painamalla “Muodosta tutkintotodistus ja liitteet”. Klikkauksen jälkeen käyttäjälle näytetään varmistusmodaali, jossa varmistetaa, että käyttäjä on muistanut lisätä tutkintoon kaiken tarvittavan. Käyttäjä voi palata tutkintotodistuksen koosteelle painamalla “Eiku” tai jatkaa Muodostettavat tiedostot -näkymään painamalla “Jatka”.

Muodostettavat tiedostot

Muodostettavat tiedostot -näkymässä käyttäjä voi valita mitkä dokumentit tutkintotodistukseen tulee. Tutkintotodistuspakettiin on pakko valita vähintään yksi dokumentti.

Oletuksena muodostettaviksi tiedostoiksi on valittu tutkintotodistus, opintosuoritusote ja Diploma Supplement. Tutkintotodistukselle on oletuksena valittu kielet, jotka on valittu käsittelyvaiheessa tutkitotodistuksen kieliksi. Muille dokumenteille ei ole valittu kieltä oletuksena.

• Valittavia dokumentteja ovat

  • Tutkintotodistus

  • Käännökset

  • Opintosuoritusote

  • DiplomaSupplement

Käyttäjä voi valita Sisussa haluaako lisätä allekirjoituskuvan kaikille dokumenteille tai vain osalle dokumenteista (opintosuoritusote, Diploma Supplement, käännökset). Valinta tehdään Sisussa ennen tutkintotodistusten lähetystä allekirjoitettavaksi. Tutkintotodistuksella on aina allekirjoituskuva eli sitä ei voi poistaa.

Yhdellä tutkintotodistuspaketilla (tutkintotodistus, opintosuoritusote, Diploma Supplement, käännökset) voi olla vain yksi allekirjoittaja. Tutkintotodistuksen allekirjoittajan allekirjoituskuva lisätään kaikille valituille dokumenteille. 

Käyttäjän tulee valita kunkin valitun dokumentin kieli. Poikkeuksena Diploma Supplement, joka on aina ainoastaan englanniksi. Dokumenttien kielivaihtoehdot ovat suomi, ruotsi ja englanti.

Tutkintotodistuspaketin luonti Sisussa

Tutkintotodistuspaketti luodaan Sisussa kun tutkintotodistuspaketin valinnat on tehty ja painettu “Muodosta tiedostot”. Käyttäjä siirtyy Tarkasta ja lähetä -näkymään.

Tutkintotodistuksen luonnin yhteydessä lisätään allekirjoituskuva niille tutkintotodistuspaketin dokumenteille, joille se on aiemmin valittu lisättäväksi.

Tutkintotodistuspaketin esikatselu

Hallintohenkilö voi ladata tutkintotodistuspaketin (zip) Tarkasta ja lähetä -näkymässä painamalla “Lataa tutkintotodistuspaketti”. Tutkintotodistuspakettiin ei voi tehdä muutoksia suoraan ladattuihin PDF-tiedostoihin.

Tutkintotodistuspaketin lähettäminen SisuSigniin

Tutkintotodistuksen lähettämisen yhteydessä SisuSigniin lähetetään Sisusta löytyviä tietoja arkistointia, allekirjoituspyynnön hallinnointia ja tutkintotodistuksen lähetykseen tarvittavia tietoja. Osaa tiedoista käytetään useampiin tarkoituksiin.

Arkistointi:

• Opiskelijan etunimet ja sukunimi

• Henkilötunnus ja syntymäaika

• Opiskelijanumero (korkeakoulukohtainen) ja oppijanumero (kansallinen)

• Tutkintonimike (degreeTitle)

• Tutkinto-ohjelman nimi (degreeProgrammeName)

• Tutkinnon suorituspvm (DegreeProgrammeAttainmentilla attainmentDate)

  • Päivämäärä, kun viimeinen suoritus on tutkintoon tehty

• Opiskelijan valmistumispäivä (graduationilla graduationDate)

  • Korkeakoulu myöntää tutkintotodistuksen. Korkeakoulu voi määrittää (esim. voi olla joku tietty päivä, kun kaikki tutkinnon suorittaneet saavat todistuksen tms.)

• Organisaation nimi (degreeProgrammeAttainmentin acceptorOrganisationsId)

  • Lyhenne, jos se on saatavilla (abbreviation)

• Tutkinnon tyyppi, esim. kandi/maisteri (degreeProgrammeTypeUrn)

Todistuksen lähetykseen opiskelijalle

• Opiskelijan sähköpostiosoite

  • Ensisijainen osoite

  • Toissijainen osoite

Allekirjoituspyynnön lähettäjä asiainhoitajaksi SisuSigniin:

• Hallintohenkilön, joka allekirjoituspyynnön on lähettänyt, tiedot

  • Etunimi ja sukunimi

  • Hallintohenkilön sähköpostiosoite

• Hallintohenkilöstä tulee SisuSignissa asiainhoitaja, jos hallintohenkilöllä on käyttöoikeudet SisuSigniin

  • Hallintohenkilön ensisijainen sähköposti (primaryEmail) Sisussa tulee olla sama kuin henkilölle merkitty sähköposti SisuSignissa.

Allekirjoitukseen:

• Allekirjoittajan tiedot (publicPersonId:n perusteella)

  • Etunimi ja sukunimi

  • Sähköpostiosoite

    • Huom! Allekirjoittajien sähköpostiosoitteen tulee löytyä publicPersonin tiedoista

Tutkintopaketin valmistelu allekirjoitusta varten SisuSignissa

SisuSign yhdistää tutkintotodistuspaketin yhdeksi allekirjoitettavaksi tiedostoksi.

Dokumenttien järjestys

Kaikilla korkeakouluilla tutkintotodistuksen dokumenttien järjestys on sama:

1. Todistus-/diplomisivu tutkintokielellä (jos tutkintokieltä ei ole valittu, toinen kotimainen kieli)

2. Opintosuoritusote tutkintokielellä (jos tutkintokieltä ei ole valittu, toinen kotimainen kieli)

3. Todistus-/diplomisivu toisella kielellä

4. Opintosuoritusote toisella kielellä

5. Diploma Supplement

Siirtyminen SisuSigniin

Sisusta on mahdollista siirtyä SisuSigniin tutkinnon koostamipyynnön sivulta, silloin kun sen tila on hyväksytty ja tutkintotodistus on lähetetty allekirjoitettavaksi, mutta todistusta ei ole vielä allekirjoitettu. Siirtyessä käyttäjän on kirjauduttava SisuSigniin omilla tunnuksillaan (korkeakoulun IDM).

Allekirjoituspyynnön peruminen ja allekirjoitetun tutkintotodistuksen poistaminen

Allekirjoituspyynnön voi perua Sisussa ennen kuin se on allekirjoitettu. Kun tutkintotodistus odottaa allekirjoitusta tutkinnon koostamispyynnöllä on “Peru allekirjoituspyyntö” painike, jota painamalla allekirjoituspyyntö perutaan Sisussa ja SisuSignissa.

Kun tutkintotodistus on allekirjoitettu, tutkintotodistuksen lähetystä ei voi perua tai poistaa Sisusta. Jos allekirjoitettu tutkintotodistus tulee poistaa, se tehdään SisuSignissa siirtymällä poistettavaan allekirjoitettuun tutkintotodistukseen ja valita toiminnoista poista. Kun tutkintotodistus poistetaan SisuSignissa, opiskelijalle sähköpostilla mahdollisesti jo lähetetty linkki ei enää toimi.

Allekirjoituspyyntö

Allekirjoituspyyntö on voimassa 6 viikkoa pyynnön lähettämisestä. Jos allekirjoituspyyntöä ei allekirjoiteta voimassaolon aikana, pyyntö poistetaan SisuSignista ja allekirjoituspyyntö tulee lähettää tarvittaessa uudelleen Sisusta.

Sähköpostikooste allekirjoitettavista tutkintotodistuksista

Allekirjoitusta odottavista tutkintotodistuksista lähetetään sähköpostikooste allekirjoittajalle kerran viikossa torstaisin klo 9.00.

Tutkintotodistuksen allekirjoittaminen

Tutkintotodistuksen allekirjoittaja kirjautuu omilla tunnuksillaan SisuSigniin ja näkee allekirjoituspyynnöt, joissa hän on allekirjoittaja. Allekirjoituspyynnöt voi allekirjoittaa yksitellen tai massana.

Allekirjoitusohje:

1. Lataa ja asenna DigiSign client
   - Mac: https://dvv.fi/mac-versiot
   - Windows: https://dvv.fi/windows-versiot
   - Linux: https://dvv.fi/linux-versiot

2. Aseta henkilökortti DigiSign kortinlukijaan

3. Aktivoi henkilökortti, jos sitä käytetään ensimmäisen kerran
   - Kun uuden henkilökortin asettaa kortinlukijaa, ohjaa mPollux sinut kortin aktivointinäkymään
   - Täytä aktivointikoodi, joka löytyy kortin mukana tulleesta kirjeestä
   - Aseta kortille perustunnusluku tunnistautumiseen (PIN1) ja allekirjoitustunnusluku (PIN2). Ota PIN koodit talteen, koska niitä tarvitaan jatkossa allekirjoituksen varmennuksessa

4. Massa-allekirjoittaminen vaatii Sarake eID reader -latauksen osoitteesta. Jos massa-allekirjoittamiselle ei ole tarvetta, jatka kohtaan 5.

   1. Mene osoiteeseen: https://sisusigntest.sarake.fi/downloads/

   2. Valitse Sarake eID reader for Windows tai for Mac riippuen koneesi käyttöjärjestelmästä

      Mac

   3. Avaa selaimen latauksista ladattu ajuri

   4. Siirrä Sarake eID reader sovelluksiin

   5. Avaa ladattu sovellus

   6. Jatka allekirjoitusta allekirjoitusohjeen kohdasta 5

      Windows

   7. Avaa selaimen latauksista ladattu ajuri

   8. Lataa ja avaa sovellus. (sovellus tulee näkyviin tehtäväpalkin oikeaan alanurkkaan tai oikean alanurkan nuolen taakse)

   9. Jatka allekirjoitusta allekirjoitusohjeen kohdasta 5
      
      

5. Navigoi ja kirjaudu https://sisusigntest.sarake.fi/

6. Paina etusivulla odottavat laatikkoa, josta saat näkyviin omat allekirjoitusta odottavat allekirjoituspyynnöt

7. Avaa allekirjoituspyyntö ja paina "Allekirjoita" painiketta, jolloin ruudulle ilmestyy DigiSign ohjelman allekirjoitusvarmennus

   1. Jos haluat allekirjoittaa useita kerralla, valitse allekirjoitettavat pyynnöt ja paina listan oikeasta yläkulmasta “Toiminnot” ja valitse “Allekirjoita”

8. Valitse allekirjoitusvarmenne ja paina ok

9. Näppäile PIN2 koodi ja vahvista allekirjoitus SisuSignissa

Tutkintotodistuksen lähetys opiskelijalle

Allekirjoitettu tutkintotodistus lähetetään opiskelijalle valmistumispäivänä klo 9.00. Jos tutkintotodistus allekirjoitetaan valmistumispäivän jälkeen, lähetetään tutkintotodistus opiskelijalle seuraavana arkipäivänä klo 9.00.

Tutkintotodistuksen lataaminen sähköpostilinkin kautta

Opiskelija saa sähköpostiin tiedon allekirjoitetusta tutkintotodistuksesta. Sähköpostissa on linkki, joka ohjaa opiskelijan lataamaan tutkintotodistuksen. Latauslinkki on voimassa 30 vrk.

Tutkintotodistuksen lataaminen Sisusta (hallintohenkilö)

Hallintohenkilö voi ladata allekirjoitetun tutkintotodistuksen Sisusta tutkinnon koostamispyynnöltä, kun allekirjoituksen tila on allekirjoitettu, eikä tutkintoa ole virhemerkitty.

Tilatietojen näyttäminen Sisussa

Allekirjoituksen tilatietoja näytetään tutkinnon koostamispyynnöllä badgeina (odottaa allekirjoitusta, allekirjoitettu, peruttu). Hallintohenkilö voi tarkastella allekirjoituksen, arkistoinnin ja latauslinkin lähetyksen tiloja myös Asiointi näkymän “Sähköiset tutkintotodistukset” -välilehdellä.

Allekirjoituksen tilat

Arkistoinnin tilat

Tutkintotodistuksen lähetyksen tilat

Sähköiset tutkintotodistukset -välilehdellä näytetään listaus Tutkintotodistuksista, jotka on lähetetty SisuSigniin allekirjoitettavaksi. Listauksessa näytetään Tutkinto-ohjelma, opiskelijan nimi, allekirjoituksen tila, allekirjoituspyynnön lähetyspäivämäärä, tutkintotodistuksen toimituksen tila ja arkistoinnin tila. Listausta pystyy järjestämään päivämäärän ja eri tilojen mukaan. Listausta ei pysty järjestämään opiskelijan nimen tai tutkinto-ohjelman perusteella. Listausta voi suodattaa näyttämään ainoastaan tietyssä tilassa olevat allekirjoituspyynnöt. Listauksesta ei voi hakea opiskelijan nimellä tai tutkinnolla (ei osa MVP:tä).
Välilehdelle pääsy edellyttää käyttöoikeusroolia “valmistumispyynnön käsittelijä”, jonka lisäksi käyttäjällä tulee olla käyttöoikeus joko sensitiivisen tiedon lukuoikeuteen tai sensitiivisen tiedon ylläpitoon.

Arkistointi

Allekirjoitetut tutkintotodistukset arkistoidaan korkeakoulun arkistointijärjestelmään, kun tutkintotodistus on allekirjoitettu onnistuneesti. Arkistointia yritetään 5 kertaa uudelleen, jos arkistointi ei onnistu. Arkistointia yritetään uudelleen korkeakoululle määritellyn rytmin mukaisesti. Jos arkistointi ei onnistu SisuSign lähettää tiedon epäonnistuneesta arkistoinnista Sisuun heti ensimmäisen arkistointiyrityskerran jälkeen ja tieto näytetään asiointi näkymän sähköiset tutkintotodistukset välilehdellä. Tieto arkistoinnin epäonnistumisesta lähetetään myös Funidatan asiakaspalveluun.