/
Opiskelijoiden perustietojen hallinta

Opiskelijoiden perustietojen hallinta

Päivitys Sisu 7.0 kesken

Sisu 7.0:

  • Opiskelijalle voi lisätä passin tiedot
  • Aikaisemmat nimi- ja henkilötiedot siirretty modaaliin
  • Opintosuoritusotteelle lasketaan kuinka paljon suorituksia on muilla kielillä kuin suomi, ruotsi, englanti

Käyttöliittymä: Palveluhenkilö
Sijainti: Opiskelijat

Opiskelijahaku

Palveluhenkilön käyttöliittymän opiskelijat-sivun henkilöhaussa voi hakea opiskelijoita ja rajata hakutulosta rajaustekijöillä. Rajaustekijöillä valittuja opiskelijoita voi siirtää ryhmiin ks. Ryhmien hallinta.

Pelkällä henkilökunnan roolilla (jolla henkilö pääsee kirjautumaan hallinnon ja opettaja käyttöliittymiin, ks. tarvittaessa tarkemmin extranetista /wiki/spaces/FUNIDATASIS/pages/1118712, vaatii kirjautumisen) voi hakea opiskelijoita nimellä. Tällä käyttöoikeusroolilla näkee hakutuloksen (opiskelijanumeron, nimet, opiskeluoikeuksien koulutukset, opintojen aloituspäivät, opiskeluoikeuden tila sekä kuluvan lukuvuoden läsnäolotiedot) mutta ei pääse tarkastelemaan opiskelijan tarkempia tietoja.  

Käyttöoikeusrooleilla opiskelijan tietojen katselija tai opiskelijan tietojen käsittelijä voi käyttää opiskelijahaussa myös rajaustekijöitä. 

Oletuksena näytetään maksimissa 50 hakutulosta; jos hakutuloksia on enemmän, näytä enemmän näyttää seuraavat 999. Tätä enempää hakutuloksia ei voi yhdellä sivulla näyttää, vaan tulosta pitää rajata.

Jos hakee opiskelijanumerolla, pitää opiskelijanumero kirjoittaa kokonaisuudessaan ja hakutulos tulee vain, jos on hakusanalla tulee on täysi vastaavuus (full match).

Henkilötiedot

Opiskelijoita voi hakea henkilötietojen mukaan. Rajaustekijät toimivat TAI-periaatteella eli voidaan hakea yhdellä kertaa opiskelijat, joiden asiointikieli on ruotsi tai englanti.

  • Opiskelijan henkilötiedot
    • Äidinkieli
    • Asiointikieli
    • Koulusivistyskieli
    • Kotikunta
    • Kansalaisuus
    • Sukupuoli
    • Kuolleet

Syntymäaika

Opiskelijoita voi hakea syntymäpäivän perusteella.

Henkilötunnus

Opiskelijoita voi hakea henkilötunnuksella valitsemalla haku henkilötunnuksella. Hakea voi vain täydellisellä henkilötunnuksella (ei esim. kuvan tilanteessa 131177-680). Jotta hakua voi käyttää, pitää olla oikeus nähdä opiskelijan sensitiiviset tiedot esim. käyttöoikeuksilla henkilötunnuksen katselija tai opiskelijan ohjaaja (tekninen oikeus: sensitiivisen tiedon lukuoikeus).

Haku ei hae opiskelijan aiemmista tai virheelliseksi merkityistä henkilötunnuksista.

Jos annettu arvo ei vastaa henkilötunnuksen muotoa, näytetään virheilmoitus vääränmuotoinen hetu.

Opiskeluoikeuden tiedot

Organisaatio

  • Voidaan hakea sanahaulla pikahausta tai hierarkisesta järjestäjävalikosta
  • Hakee kaikki opiskelijat, joiden opiskeluoikeuden organisaatioksi on merkitty ko. organisaatio
    • opiskelijan opiskeluoikeudessa voi olla vain yksi organisaatio
  • valittavana on vain kotiyliopiston organisaatioita
  • Rajaustekijä toimii TAI-periaatteella eli kerralla voi hakea useamman eri organisaation opiskelijoita
  • ks. järjestäjävalikko Opintojaksojen haku ja muistilista#Järjestäjä

Koulutus

  • Koulutuksen pikahaussa voi hakea koulutusta nimellä
    • Tuloksessa näytetään voimassa olevat koulutukset; kun vie hiiren koulutuksen nimen päälle hakulaatikossa, näkee version voimassaoloajan
    • Oletuksena koulutuksen valinta näyttää kaikki alla olevat kouluttautumismahdollisuudet, joita voi rajata pois roskiksesta
  • Avaa koulutusvalikko avaa koulutusvalikon, josta voi hakea myös päättyneitä koulutuksia
    • näkymässä näytetään listana kaikki julkaistut koulutukset uusimmasta vanhimpaan
    • oletuksena koulutuksen kouluttautumismahdollisuuksien haitari on kiinni
      • jos valitsee ylätasolta koulutuksen (ks. alempi kuva), niin valitaan samalla kaikki kouluttautumismahdollisuudet eikä niitä voi erikseen valita pois
    • hakutuloksessa koulutuksen edessä sen on  koodi    
      • huom. järjestys on koulutuksen nimen mukaan aakkosissa
    • Haetaan vain omasta kotiyliopistosta
  • Haku hakee kaikki ne opiskelijat, joilla on ko. koulutus opiskeluoikeudessa sen tilasta riippumatta; jos haluaa hakea vain aktiiviset, täytyy rajata myös opiskeluoikeuden tila (joka taas hakee sekä läsnäolevat että poissaolevat)
  • Rajaustekijä toimii TAI-periaatteella eli kerralla voi hakea useamman eri koulutuksen opiskelijoita
  • ei hae päättyneitä tai luonnostilaisia koulutuksia



Avaa koulutusvalikko -toiminnon uusittu näkymä:


Kouluttautumismahdollisuuksien poisvalitseminen disabloitu, kun ylätaso on valittu:

Lukuvuosimaksuvelvollinen aikavälillä

  • Opiskelijahausta voi hakea lukukausimaksuvelvollisia opiskeluoikeuksia tietyllä aikavälillä
  • Aikaväliin on pakko antaa vähintään alkamispäivä, päättymispäivää ei ole pakko antaa
  • Haku hakee opiskeluoikeuden, jos sillä on valitulla aikavälillä yksikin voimassaolopäivä

Rajauslaki

  • opiskeluoikeuden rajauslain perusteella voi hakea opiskelijoita
  • Rajaustekijä toimii TAI-periaatteella eli kerralla voi hakea useamman eri rajauslain opiskelijoita

Opiskeluoikeuden aktiivinen vaihe

  • Haussa voi hakea ne opiskelijat, jotka opiskelevat jossain tietyssä tutkinto-ohjelmassa riippumatta siitä opiskelevatko he yksi- vai kaksivaiheisessa koulutuksessa. Tällä rajaustekijällä hakutulokseksi saa siis myös kaksivaiheisessa koulutuksessa ylempää tutkinto-ohjelmaa opiskelevat (ts. ne opiskelijat, jotka ovat valmistuneet alemmasta vaiheesta)
    • Samaan hakuun siis saa tietyn tutkinto-ohjelman kaikki opiskelijat:
      • pelkkää maisteritutkintoa opiskelevat
      • kaksivaiheisessa koulutuksessa maisterivaiheessa olevat opiskelijat
    • Valitun tutkinto-ohjelman tulee olla vahvistettu opiskelijan opiskeluoikeuteen
      • Hakee group-id:llä, ei versiokohtaisesti = kaikilla versioilla saa tulokseksi samat opiskelijat
    • Rajaustekijä toimii TAI-periaatteella eli kerralla voi hakea useamman eri tutkinto-ohjelman opiskelijoita
    • HUOM. haku hakee aktiivista vaihetta, ei aktiivisia opiskeluoikeuksia
      • Haku hakee kaikki ne opiskelijat,
        • joilla opiskeluoikeus on yksivaiheinen ja valittu tutkinto-ohjelma on vahvistettu opiskelijan opiskeluoikeuteen
        • JA ne opiskelijat, jotka opiskelevat kaksivaiheisessa koulutuksessa toista vaihetta (opiskelija on valmistunut ensimmäisestä vaiheesta) ja valittu tutkinto-ohjelma on vahvistettu opiskeluoikeuteen. Haku ei esim. hae kuvan mukaisessa tilanteessa olevaa opiskelijaa, kun rajaustekijäksi asettaa Master of Arts in Fashion, Clothing and Textile Design, koska valintaa ei ole vahvistettu (täppä puuttuu).

  • Haku ei kohdistu valmistuneisiin tutkinto-ohjelmiin
    • hakutulokseen ei tule maisteritutkinnosta valmistuneet
  • Haku kohdistuu myös peruttuihin ja luopuneisiin sekä passiivisiin opiskeluoikeuksiin
    • Jos halutaan lisäksi hakea vain aktiivisia opiskeluoikeuksia, voidaan rajaustekijäksi lisätä opiskeluoikeuden tila: aktiivinen

Jos halutaan saada hakutulokseksi pelkästään yksivaiheisessa koulutuksessa ylempää tutkinto-ohjelmaa opiskelevat, voidaan käyttää rajaustekijää "tutkinto-ohjelma".

Hekotetut tutkinto-ohjelmat eivät tällä hetkellä tule tällä haulla hakutulokseksi.

Opiskeluoikeuden tila

  • Opiskelijoita voi hakea opiskeluoikeuden tilan mukaan
    • ei alkanut
      • opiskeluoikeuden alkamispäivä on tulevaisuudessa
    • aktiivinen
      • opiskeluoikeus on voimassa (opiskeluaikaa on jäljellä)
      • jos koulutuksen tyypissä vaaditaan lukukausi-ilmoittautuminen, on opiskelijalla kuluvalle lukukaudelle läsnäoloilmoittautuminen
    • aktiivinen, poissaoleva
      • hakee kuluvalla lukukaudella poissaolevaksi ilmoittautuneet
    • valmistunut
      • kaksivaiheisessa koulutuksessa opiskelijan pitää olla valmistunut molemmista vaiheista tullakseen hakutulokseksi
    • luopunut
      • opiskelijan opiskeluoikeus on siirretty toiseen korkeakouluun
      • opiskelija on luopunut opiskeluoikeudestaan
    • peruttu
      • opiskelijan opiskeluoikeus on peruttu
    • passiivinen
      • opiskelijan opiskeluoikeus on päättynyt
        • mutta opiskeluoikeuden tila ei ole valmistunut, luopunut tai peruttu
  • Rajaustekijä toimii TAI-periaatteella eli kerralla voi hakea useamman eri tilan opiskelijoita

Opintojen aloituslukukausi

  • Opintojen aloituslukukausi on se lukukausi, jolla opiskelija on ensimmäisen kerran ilmoittautunut läsnäolevaksi
  • Rajaustekijä toimii TAI-periaatteella eli kerralla voi hakea useamman eri aloituslukukauden opiskelijoita

Läsnä- tai poissaolevana lukukaudella

  • hakuun voi hakea tiettynä/tiettyinä lukukausina läsnä- tai poissaoleviksi ilmoittautuneet
  • yhteen hakuun voi yhdistää molemmat rajaustekijät, esim:
    • poissaoleva syksyllä 2018
    • läsnäoleva keväällä 2019

Tutkinto-ohjelma

  • Hakee ne aktiiviset opiskelijat, joilla tutkinto-ohjelman on vahvistettuna valintana opiskeluoikeudessa
  • Hakee group-id:llä, ei versiokohtaisesti  = kaikilla versioilla saa tulokseksi samat opiskelijat
  • Hakee vain hyväksyttyjä tutkinto-ohjelmia
    • hakee ensisijaisesti kuluvan ops-kauden versiota, toissijaisesti tulevan ops-kauden tai jos kumpaakaan ei ole, niin aiempien ops-kausien versiot uusimmasta vanhempaan
  • Rajaustekijä toimii TAI-periaatteella eli kerralla voi hakea useamman eri tutkinto-ohjelman opiskelijoita

 Pääaine/opintosuunta

  • Koska Sisun tietomallissa ei ole varsinaisesti pääainetta, kohdistuu haku kaikkiin opintokokonaisuuksiin (käyttäjän tulee tietää minkäniminen pääaineena suoritettava kokonaisuus on)
    • Hakee vahvistetun tarkentavan valinnan perusteella:
      • Koulutuksen rakenteeseen valitaan ensin tutkinto-ohjelma ja valitaan, miten tarkentava valinta nimetään (pääaine/opintosuunta)
        • tarkentava valinta koodistossa: kouluttautumismahdollisuuden nimityyppi; sen arvoista valitaan yksi tarkentavan valinnan nimeksi:

          • erikoistumisalue

          • opintosuunta

          • pääaine

          • suuntautuminen

          • suuntautumisvaihtoehto

          • suuntautumisvaihtoehdon aineopinnot

          • syventymisopinnot

          • tutkimusala

          • yksikkö

      • Tutkinto-ohjelmalle valitaan sen tarkentavat valinnat; valintoja voivat olla kaikki ne opintokokonaisuudet, joita valitaan säännön ”valitse 1” alta ko. tutkinto-ohjelman rakenteessa
      • Opiskelijan opiskeluoikeuteen vahvistetaan tarkentava valinta, josta tulee opiskelijan pääaine/suuntautuminen = hakee tämän perusteella
      • Ks. tarkemmin tarkentavista valinnoista Koulutukset-ohje ja Opiskeluoikeuksien ohje
  • Hakee kaikki tilasta riippumatta. Jos halutaan rajata esim. ei-valmistuneet pois, pitää rajaustekijäksi valita myös opiskeluoikeuden tila: aktiivinen
  • Hakee vain hyväksyttyjä opintokokonaisuuksia
    • hakee ensisijaisesti kuluvan ops-kauden versiota, toissijaisesti tulevan ops-kauden tai jos kumpaakaan ei ole, niin aiempien ops-kausien versiot uusimmasta vanhempaan
  • Rajaustekijä toimii TAI-periaatteella eli kerralla voi hakea useamman eri pääaineen/opintosuunnan opiskelijoita

 Sivuaine

  • Tutkintoon johtavien koulutusten muut opiskeluoikeuteen vahvistetut valinnat eli sivuaineet
  • Koska Sisun tietomallissa ei ole varsinaisesti sivuainetta, kohdistuu haku kaikkiin opintokokonaisuuksiin (hakua ei ole rajattu niihin opintokokonaisuuksiin, jotka on merkitty myös sivuaineeksi)
    • Käyttäjän tulee tietää mikä on sen opintokokonaisuuden nimi, joka on myös sivuaine
    • Haetaan opiskelijan opiskeluoikeuteen liittyvistä muista vahvistetuista valinnoista
  • Haku kohdistuu kaikkiin sivuaineoikeuksiin eli hakee kaikki ne opiskelijat, joilla sivuaine on vahvistettu opiskeluoikeuteen. Jos halutaan rajata esim. ei-valmistuneet pois, pitää rajaustekijäksi valita myös opiskeluoikeuden tila: aktiivinen
  • Rajaustekijä toimii TAI-periaatteella eli kerralla voi hakea useamman eri sivuaineen opiskelijoita

Opiskeluoikeuteen vahvistettu kokonaisuus

  • Ei-tutkintoon johtavien koulutusten opiskelijoita voidaan hakea sillä perusteella, että mikä opintokokonaisuus on vahvistettu opiskeluoikeuteen
  • Haku kohdistuu kaikkiin opiskelijoiihin eli hakee kaikki ne opiskelijat, joilla valittu opintokokonaisuus on vahvistettu opiskeluoikeuteen. Jos halutaan rajata päättyneet opiskeluoikeudet pois, pitää rajaustekijäksi valita myös opiskeluoikeuden tila: aktiivinen
  • Rajaustekijä toimii TAI-periaatteella eli kerralla voi hakea useamman eri sivuaineen opiskelijoita

Opiskelijan henkilötiedot

Sisussa opettajalle ja hallintohenkilölle näytetään opiskelijan henkilötiedoista ne tiedot, joita hän työtehtäviensä hoitamiseen tarvitsee. Henkilötunnus on aina piilotettu, mutta riittävillä käyttöoikeuksilla sen voi nähdä.

Henkilötiedoista näytetään käyttäjän oikeuksista riippuen joko suppeat tai laajat tiedot. Oletuksena näytetään aina ensin suppeat tiedot ja käyttäjä voi valita näytettäväksi opiskelijan kaikki tiedot. Laajassa näkymässä on myös muokkaustoiminnot. Teknisistä syistä johtuen tällä hetkellä käyttäjä saa muissa henkilötiedoissa ja yhteystiedoissa Muokkaa-ikkunan auki ja näennäisesti muokattua tietoja ilman muokkausoikeutta, sillä virheilmoitus (vaaditut käyttöoikeudet puuttuvat. Paina tästä nähdäksesi käyttöoikeudet) näytetään vasta tallennusvaiheessa. Avattavassa modaalissa näytetään ne tekniset käyttöoikeudet, jotka tarvitaan muutoksen tallentamiseen.

Käyttöoikeudet

Käyttöoikeuksia henkilötietoihin saa käyttöoikeusrooleilla. Käyttöoikeuksia sisältyy myös vastuurooleihin (vastuuopettaja, vastuuohjaaja), ks. tarkemmin mitä tietoja näillä saa nähdä ja muokata /wiki/spaces/FUNIDATASIS/pages/1120112

Pelkällä henkilökunnan roolilla (jolla henkilö pääsee kirjautumaan hallinnon ja opettaja käyttöliittymiin, ks. tarvittaessa tarkemmin extranetista Käyttöoikeusroolien hallinta ja myöntäminen, vaatii kirjautumisen) voi hakea opiskelijoita nimellä. Tällä käyttöoikeusroolilla näkee hakutuloksen (opiskelijanumeron, nimet, opiskeluoikeuksien koulutukset, opintojen aloituspäivät, opiskeluoikeuden tila sekä kuluvan lukuvuoden läsnäolotiedot) mutta ei pääse tarkastelemaan opiskelijan tarkempia tietoja.  


Suppeat tiedot saa nähdä seuraavilla vastuurooleilla.

  • vastuuohjaaja
  • ohjaaja
  • toteutuksen vastuuopettaja

HUOM. toteutuksen opettaja ei pääse opiskelijan tietoihin ollenkaan.

Toistaiseksi ei ole toteutettu näiden oikeuksien lakkaamista.

Laajat tiedot saa nähdä kaikilla niillä palveluhenkilölle tarkoitetuilla käyttöoikeusrooleilla, joilla palveluhenkilö pääsee katselemaan opiskelijan tietoja, esim. opiskelijan tietojen katselija, opiskelijan ohjaaja ja opiskelijan suunnitelman hyväksyjä.

Laajojen tietojen muokkausoikeudet saa nimen ja hetun käsittelijän ja opiskelijan tietojen käsittelijän käyttöoikeusrooleilla.

Henkilötunnuksen ja passitiedot saa nähdä henkilötunnuksen katselijan käyttöoikeusroolilla. Tietoja saa muokata nimen ja hetun käsittelijän käyttöoikeusroolilla.

Suppeat tiedot

Suppeat tiedot näytetään oletuksena aina, kun henkilöllä on pääsy opiskelijan tietoihin (=saa haun kautta opiskelijan tiedot avattua).

Suppeissa tiedoissa näytetään

  • etunimet
  • sukunimi
  • kutsumanimi
  • opiskelijanumero
  • oppijanumero
  • asiointikieli
  • puhelinnumero
  • sähköpostiosoitteet

Laajat tiedot

Näytä opiskelijan kaikki tiedot avaa laajat tiedot, jos henkilön käyttöoikeudet riittävät (esim. opiskelijatiedon katselija). Ks. /wiki/spaces/FUNIDATASIS/pages/1120112. Laajassa näkymässä näytetään kaikkien tietojen (poislukien hetu) lisäksi Muokkaa-toiminnot.

  • Nimi ja henkilötunnus
    • Etunimet
    • Sukunimi
    • Henkilötunnus (piilotettu)
  • Muut henkilötiedot
    • Opiskelijanumero
    • oppijanumero 
    • Käyttäjätunnus
    • Kutsumanimi
    • Syntymäaika
    • Sukupuoli
    • Äidinkieli
    • Kansalaisuus
    • Asiointikieli
    • Koulusivistyskieli
    • Työntekijänumero (jos opiskelijalla myös työsuhde korkeakouluun)
    • Vapautus toisesta kotimaisesta kielestä
    • Kotikunta
    • EPPN
  • Yhteystiedot
    • Puhelinnumero  
    • Sähköpostiosoitteet
    • Ensisijainen osoite
      • voi olla vain Suomessa
    • (Toissijainen osoite)

Henkilötunnuksen saa esiin näytä-painikkeesta ja takaisin piiloon piilota-toiminnosta

Sisu 7.0: Näytä aikaisemmat tiedot avaa modaalin, jossa näytetään aikaisemmat nimi- ja henkilötunnuksen tiedot.

Koulusivistyskieli 

Opiskelijan henkilötiedoissa voi opiskelijalle antaa useamman koulusivistyskielen. Jos opiskelijalla on useampi koulusivistyskieli, niin silloin voidaan joku näistä koulusivistyskielistä asettaa opiskeluoikeuteen. Opiskeluoikeudessa sallitaan vain yksi kieli. Opiskeluoikeuden koulusivistyskieli tulee ko. opiskeluoikeudessa suoritettavan alemman korkeakoulututkinnon/ammattikorkeakoulututkinnon tutkintotodistukseen.

Ks. myös:

Opiskeluoikeuksien ohje#Koulusivistyskieliopiskeluoikeudessa(uusi)

Tutkinnon koostaminen#Koulusivistyskieli

Vapautus toisen kotimaisen kielen vaatimuksesta 

Opiskelijan henkilötietoihin voi merkitä, että opiskelija on vapautettu toisen kotimaisen kielen vaatimuksesta. Oletuksena arvona on ei vapautettu.

Vapautus merkitään ruksilla.

Jos opiskelija on vapautettu toisen kotimaisen kielen vaatimuksesta, on kentässä arvo vapautettu.

Opiskelija ei näe kenttää, ellei hänelle ole merkitty vapautusta.

Sisu 7.0: Passitiedot (uusi)

Passitiedot saa nähdä käyttöoikeusroolilla henkilötunnuksen katselija.

Passitietoja saa muokata käyttöoikeusroolilla nimen ja hetun muokkaaja.

Kun henkilö, jonka käyttöoikeudet eivät riitä passinumeron näkemiseen, avaa opiskelijan kaikki tiedot auki näytölle, näytetään passitiedoissa tieto, että niitä ei voida näyttää.

Jos passitiedot on oikeus nähdä, on ne kuitenkin oletuksena piilotettu. Näytä tiedot -toiminnosta saa annetut passitiedot näkyviin.

Passitietoja voi olla useampi, myös samaan aikaan voimassa olevat passit samaan maahan.

Passitiedoissa annetaan myöntäjämaan maakoodi, passinumero ja voimassaoloaika.

Huom. alkamispäivä on passin myöntämispäivä ja päättymispäivä passin viimeinen voimassaolopäivä.

Kaikki tiedot ovat pakollisia. Maakoodiin pitää antaa kolme merkkiä.

Opiskelijan  henkilötietojen muokkaaminen

Opiskelijan perustietojen muokkaamista rajataan käyttöoikeusrooleilla:

Nimen ja hetun käsittelijä

  • voi laajojen tietojen näkymässä muokata opiskelijan nimeä ja henkilötunnusta sekä passitietoja

Opiskelijan tietojen käsittelijä

  • voi laajojen tietojen näkymässä muokata opiskelijan muita henkilötietoja ja yhteystietoja
    • ei nimeä, henkilötunnusta, passitietoja eikä ensisijaista sähköpostiosoitetta, jota voi muokata vain rajapintojen kautta

Henkiltietojen muokkaukselle on oma muokkaa-toiminto.

Muokkaukselle valitaan syyksi joko virheen korjaus tai tietojen päivitys.

Virheen korjauksessa korjataan tiedoista  näppäily/datasiirto tms. virhe. Tällöin edellisellä tiedolla ei ole voimassaoloaikaa. Opiskelija ei näe virheen korjauksia. 

Tietojen päivityksessä voidaan antaa uudet nimi- tai henkilötunnustiedot. Tiedolle annetaan ensimmäinen voimassaolopäivä (ei voi olla tulevaisuudessa) ja edellisen tiedon viimeiseksi voimassaolopäiväksi Sisu asettaa edellisen päivän.

Sekä virheenkorjaukset että tietojen muutokset listataan aikaisemmissa tiedoissa. Tietoja päivitetty -rivin kohdalla näytetään, oliko kyseessä virheenkorjaus (Korjattu) vai uusi tieto (Päivitetty).

Huom. suomalaisella opiskelijalla pitää aina olla hetu.

Yhteystiedot

Yhteystiedoissa voidaan antaa ensisijainen osoite, toissijainen osoite sekä toissijainen sähköpostiosoite. Ensisijaista sähköpostiosoitetta ei voi muokata; ensisijaisen sähköpostiosoitteen on tarkoitus olla korkeakoulun sähköpostiosoite.

Ensisijainen osoite voi olla ainoastaan Suomessa, jotta myös ulkomaalainen opiskelija voidaan tavoittaa Suomesta.

Osoitetiedot eivät ole pakollisia.

Jos toissijainen osoite on ulkomailla, annetaan se kenttään kuten sen halutaan tulostuvan kirjekuoreen, jossa on ikkuna: osoitteeseen annetaan tarvittavat rivivaihdot.

HUOM. tallennetussa tilassa rivivaihdot eivät näy:

Mutta ne näkyvät tulosteilla:

Salaiset tiedot

Opiskelija voi määritellä yhteystietojaan salaisiksi (Omat tiedot). Palveluhenkilö näkee salaiset tiedot, jos hänellä on oikeus nähdä opiskelijan laajat tiedot. Oletuksena salaisia tietoja ei käyttöliittymässä näytetä, vaan niissä näkyy label Salainen sekä näytä-toiminto, josta tiedot saa esiin.

Palveluhenkilö voi muuttaa opiskelijan salaisuustietoja, jos hänellä on oikeus muuttaa niitä (esim. opiskelijan tietojen käsittelijä -roolilla). Palveluhenkilön käyttöliittymässä näkyy, jos joku palveluhenkilöön kuuluvista on muokannut tietoja ja muokkauksen päivämäärä (opiskelijalle ei näy henkilön nimeä). Kuvan tilanteessa toissijaista osoitetta ei ole annettu.


HUOM! Salaiset tiedot ovat eri asia kuin turvakielto.

Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista säädetyssä laissa 661/2009 määritellään yleinen kielto-oikeus (35 §) ja ns. turvakielto (36 §). 36 §:ään liittyen Sisun osalta on tehty linjaus, että turvakiellon alaisia tietoja Sisuun ei tallenneta, vaan ne säilytetään yliopistolla jossain muualla.

Sen sijaan Sisuun on toteutettu 35 §:n mukaan yleiseen kielto-oikeuteen perustuva ominaisuus (tietojen merkitseminen salaiseksi), jossa opiskelija voi kieltää tietojensa luovuttamisen seuraavissa tapauksissa:

  • Opiskelija ei halua yhteystietojansa luovutettavan esim. luovutusehtojen mukaisesti eteenpäin
  • Hänen yhteystietojaan ei saa tarkastella kukaan sellainen, joka ei käytä tietoja opiskelijan oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi
    • Sisussa rajaus suppeisiin ja laajoihin tietoihin, ks. yllä.

Turvakielto

Opiskelijan perustietoihin voidaan käyttöliittymässä asettaa tieto siitä, että opiskelijalla on turvakielto. 

Turvakielto voi koskea opiskelijan lähiosoitetta tai kotikuntaa tai molempia. Kun opiskelija toimittaa dokumentin turvakiellosta, voidaan tieto viedä Sisuun käsin.

Turvakiellon voi opiskelijan tietoihin viedä käyttöoikeusroolilla nimen ja hetun käsittelijä (tekninen oikeus: sensitiivisten tietojen ylläpitäjä). Tieto viedään laajojen tietojen näkymässä (näytä kaikki opiskelija kaikki tiedot).  Turvakiellolle on oma muokkaustila, jossa turvakielto voidaan asettaa päälle. Turvakiellon päälle asettamisessa ei oteta kantaa siihen, mitkä tiedoista ovat turvakiellon alaisia. HUOM. turvakiellon alaiset yhteystiedot tulee poistaa manuaalisesti, tähän ei ole toteutettu automatiikkaa.

Kun opiskelijan perustietoja tarkastellaan laajojen tietojen näkymässä, näytetään varoitusbanneri turvakiellosta.

Turvakiellon asettaminen:

Jos opiskelijalle ei ole asetettu turvakieltoa, näytetään turvakieltoa ei asetettu.

Jos turvakielto on asetettu, näytetään turvakielto asetettu.

Turvakiellosta maistraatin nettisivuilla https://www.maistraatti.fi/fi/Palvelut/kotikunta_ja_vaestotiedot/Turvakielto/

Uuden opiskelijan luominen

Käyttöoikeudet

Uusia opiskelijoita voi luoda käyttöoikeusroolilla uusien opiskelijoiden käsittelijä.

Opiskelijan lisääminen Sisuun

Sisuun voi luoda uuden opiskelijan myös käsin (lisää opiskelija). Uuden opiskelijan luomisessa tehdään kaksoishenkilön tarkistus aivan kuin jos uusi opiskelija tuotaisiin Sisuun OILIsta.

Ensimmäisessä vaiheessa lisätään uuden opiskelijan yksilöivät tiedot, jotta voidaan tarkistaa, löytyykö samoilla tiedoilla olevia opiskelijoita jo Sisusta. Uudelle opiskelijalle on pakko antaa kansalaisuus, syntymäaika sekä etu- tai sukunimi. Henkilötunnus sekä etu- ja sukunimi ovat pakollisia, jos kansalaisuudeksi asettaa Suomen (tai Ahvenanmaan; Ahvenanmaa löytyy erikseen virallisesta maakoodistosta. Sisussa sitä käsitellään kuten Suomea).

Mahdollisiksi kaksoishenkilöiksi Sisussa tulkitaan henkilöt, joilla on sama syntymäaika, mutta henkilötunnus puuttuu joko uudelta luonnostilaiselta opiskelijalta tai Sisusta jo löytyvältä henkilöltä. Lisäksi jokin näistä tiedoista on sama:

  • puhelinnumero
  • ensisijainen sähköpostiosoite
  • samankaltainen nimi, etunimet tai sukunimi on sama kuin etunimet tai sukunimi (sukunimi sisältyy toisen henkilön sukunimeen ja etunimi toisen henkilön etunimeen tai etunimi sisältyy toisen henkilön sukunimeen ja sukunimi toisen henkilön etunimeen)
  • huomioidaan myös aiemmat nimet
    • tässä riittää, että etu- tai sukunimen ensimmäinen kirjain on sama eikä toisen nimen (etu- tai sukunimen) tieto ole ristiriidassa

Kaksoishenkilötarkistuksessa ovat myös opiskelijat, joilla nykyinen tai vanha hetu on sama kuin luotavalla opiskelijalla. Jos Sisuun syötetään uudelle opiskelijalle hetu, joka on sama kuin Sisussa olevan opiskelijan aiempi hetu, pitää tiedot tarkistaa kaksoishenkilötarkastuksessa. Testihetuja ei huomioida kaksoishenkilötarkastuksessa.

Kuvan tilanteessa on Sisusta löytyvän henkilön aiemmissa hetuissa keltaisella merkitty hetu.

Kaksoishenkilötarkistusmatriisi on sama kuin pääkäyttäjän käyttöliittymässä. Matriisissa on vasemmassa sarakkeessa syötetyt tiedot käsin luotu opiskelija ja oikealla mahdolliset kaksoishenkilöt Sisusta löytyvä henkilö. Sisusta löytyvän henkilön sarakkeessa näytetään vihreällä väkäsellä, mitkä tiedot ovat täsmälleen samoja. Sisusta löytyvän opiskelijan tiedot voidaan avata tarkempaan tarkasteluun erilliseen välilehteen (avaa henkilön tiedot).

  1. Jos todetaan, että henkilö on sama kuin Sisussa jo oleva opiskelija, voidaan poistua ko. modaalista (edellinen → poistu) ja tarvittaessa päivittää normaalilla tavalla opiskelijan tiedot.
  2. Jos todetaan, henkilö on sama kuin Sisussa työntekijänä oleva henkilö, voidaan henkilö lisätä opiskelijaksi.