Omat harjoittelut

Omat harjoittelut -näkymä on kirjautuneen käyttäjän etusivu, jossa opiskelija voi tarkastella omia harjoitteluilmoituksia, niiden tilatietoja ja ilmoittaa uuden harjoittelun.

Jokaisesta harjoittelusta näytetään seuraavat tiedot:

Työnantaja
Harjoittelun aikaväli, jos sellainen on annettu
Harjoittelun tila (ks. harjoittelun tilat)
Harjoittelutuen tila, jos opiskelija hakee harjoittelutukea (ks. harjoittelutuen tilat).

Opiskelija näkee harjoitteluilmoitusten listausnäkymässä otsikon vieressä merkinnän harjoittelun tilasta, jos se on jokin seuraavista: Luonnos, Hyväksytty, Hylätty, Palautettu täydennettäväksi. Sama tilatieto näkyy myös avatulla harjoitteluilmoituksella otsikon vieressä.

Opiskelija voi muokata ainoastaan ilmoitusta, jota ei ole vielä lähetetty korkeakoulun käsiteltäväksi tai joka on palautettu opiskelijalle täydennettäväksi. Tällainen harjoitteluilmoitus on tilassa Luonnos.

Uusi harjoitteluilmoitus

Opiskelija voi luoda uuden harjoitteluilmoituksen tutkintoon johtaviin opiskeluoikeuksiin, jotka ovat aktiivisia. Opiskelijan tutkinto-ohjelma on hyvä olla vahvistettuna opiskeluoikeuteen, kun opiskelija täyttää ilmoitusta.

Ilmoita uusi harjoittelu -painikkeesta opiskelija pääsee luomaan uuden harjoitteluilmoituksen. Opiskelijan tulee ensin kirjata harjoittelun työnantaja, minkä jälkeen käyttäjälle avautuu harjoitteluilmoitus täytettäväksi muokkaustilassa. Jokaisella harjoitteluilmoituksella on yksilöivä tunniste, joka löytyy ilmoituksen yläosasta. Varsinainen harjoitteluilmoitus koostuu seuraavista osioista: Opiskelijan tiedot, Opintojen tiedot, Työnantajan tiedot, Harjoittelun tiedot.

Käyttäjä voi tallentaa keskeneräisen harjoitteluilmoituksen luonnoksena tai poistaa sen. Ilmoituksen sulkeminen ilman tallennusta ei tallenna muutoksia. Käyttäjä voi siirtyä sivun alkuun näkymän oikeassa alanurkassa olevan Takaisin ylös -painikkeen avulla.

Harjoitteluilmoituksen lähettäminen onnistuu vasta, kun kaikki pakolliset tiedot on annettu (ks. harjoitteluilmoituksen lähettäminen). Pakolliset tiedot on merkitty (pakollinen) -merkinnällä.

Opiskelijan tiedot

Opiskelijan tiedoissa käyttäjälle näytetään henkilö- ja yhteystiedot. Pääosa tiedoista tulee korkeakoulun lähdejärjestelmästä eikä niitä voi muokata Intossa. Käyttäjää huomautetaan, että opiskelijan tietojen muokkaukset on tehtävä opintotietojärjestelmässä (esim. Sisussa). Opiskelija voi muokata harjoitteluilmoituksella vain puhelinnumeroaan.

Opintojen tiedot

Opintojen tiedoissa opiskelija valitsee, minkä opiskeluoikeuden ja opintojakson puitteissa hän suorittaa harjoittelun.

Opintojaksoa valittaessa opiskelijalle ehdotetaan alasvetovalikossa ensin ensisijaisessa opintosuunnitelmassa olevat harjoittelujaksot ja sen jälkeen kaikki muut harjoittelujaksot. Ensisijaisiin harjoittelujaksoihin listataan kaikki ne opintojaksot, joiden opinnon tyyppi on joko Työharjoittelu kotimaassa tai Työharjoittelu ulkomailla ja jotka ovat valittuina opiskelijan ensisijaisessa opintosuunnitelmassa.

Opiskelija myös valitsee, onko harjoittelu pakollinen vai ei.

Harjoitteluilmoituksen käsittelijä voi tarvittaessa muokata opiskelijan antamia tietoja myöhemmin käsitellessään harjoitteluilmoitusta. Ainoastaan harjoitteluilmoitukseen valittu opiskeluoikeus, harjoittelutuen hakuun liittyvä valinta ja harjoittelun lisätiedot eivät ole käsittelijän muokattavissa.

Opiskelija valitsee valikosta sen opiskeluoikeuden, johon harjoittelu suoritetaan. Valikossa näytetään opiskelijan kaikki tutkinto-opiskeluoikeudet, jotka ovat kuluvalla hetkellä aktiivisia. Aktiivista opiskeluoikeutta ei näytetä, jos opiskelija on ilmoittautunut poissaolevaksi tai ilmoittautuminen on laiminlyöty.

HUOM. Valitussa opiskeluoikeudessa tulee olla vahvistettuna tutkinto-ohjelma Sisussa. Opiskeluoikeudet, joissa ei ole vahvistettu tutkinto-ohjelmaa, ovat valittavissa opiskeluoikeusvalikossa, mutta tällaiset opiskeluoikeudet aiheuttavat huomautuksen opiskelijalle: Opiskeluoikeudelle ei ole valittu tutkinto-ohjelmaa. Tarkista opiskeluoikeutesi opintotietojärjestelmästä. Harjoitteluilmoitusta ei voi lähettää ennen, kun tutkinto-ohjelma on vahvistettu opiskelijan opiskeluoikeuteen Sisussa.

Jos alasvetovalikosta ei löydy yhtään opiskeluoikeutta/oikeaa opiskeluoikeutta, käyttäjälle näytetään huomautus: “Sinulla ei ole voimassa olevaa opiskeluoikeutta, johon harjoittelu voitaisiin sijoittaa.”

Opiskelija valitsee valikosta, minkä opintojakson puitteissa hän harjoittelun suorittaa. Valikossa näytetään kaikki julkaistut opintojaksot, joiden tyyppi on työharjoittelu kotimaassa tai työharjoittelu ulkomailla. Opintojaksot on järjestetty koodin mukaisessa aakkosjärjestyksessä ja käyttäjä voi hakea valikosta opintojaksoa tunnuksella tai hakusanalla. Opintojaksosta näytetään kuluva julkaistu versio tai jos sellaista ei ole, niin viimeisin julkaistu versio.

Huom! Jos käyttäjä tekee opintotietojärjestelmässä muutoksia opintojakson tietoihin, ne päivittyvät Intoon seuraavan yön aikana.

Opiskelija täyttää opintopistemäärän, jota hän tavoittelee harjoittelulla. Opintopistemäärän tulee olla valitun opintojakson opintopisteiden mukainen. Jos opintojakson laajuus on täsmällinen, asetetaan kyseinen luku oletuksena tavoiteltavaksi laajuudeksi.

Opiskelija valitsee, onko harjoittelu pakollinen osa tutkintoa vai ei.

Kun opiskelija on valinnut harjoittelun opintojakson, Harjoittelun vastuuhenkilö -valikossa näytetään kyseiselle opintojaksolle kirjatut vastuuhenkilötiedot (vastuuopettajat ja hallintohenkilöt). Tiedot tulevat ensisijaisesti opintotietojärjestelmän kuluvalta julkaistulta opintojaksoversiolta ja toissijaisesti viimeisimmältä julkaistulta opintojaksoversiolta. Opiskelija valitsee valikosta yhden henkilön, joka vastaa harjoittelun suorittamisesta.

Työnantajan tiedot

Työnantajan tiedoissa opiskelija täyttää työnantajaa koskevat perustiedot ja yhteystiedot. Harjoitteluilmoituksen käsittelijä voi tarvittaessa muokata opiskelijan antamia tietoja myöhemmin käsitellessään harjoitteluilmoitusta.

Pakollisia tietoja ovat:

Harjoittelun työnantaja: Työnantaja on oletuksena opiskelijan aiemmin täyttämä työnantaja. Jos opiskelija muokkaa tietoa, se päivittyy automaattisesti myös harjoitteluilmoituksen otsikkoon.
Y-tunnus: Jos käyttäjä valitsee, että työnantajalla on Y-tunnus, tämä tulee täyttää viereen avautuvaan kenttään. Jos käyttäjä valitsee, ettei työnantajalla ole Y-tunnusta, kenttä poistuu näkymästä.
Työnantajasektori valitaan koodiston arvoista. Jos sopivaa arvoa ei löydy, voi valita muu.
Harjoittelupaikan osoitetiedot
Työantajan sopimusyhteyshenkilön tiedot
- Opiskelija valitsee yhteyshenkilön asiointikielen. Asiointikielen valinta on korkeakoululle tiedoksi. Kun käsittelijä luo harjoittelusopimusta, hänelle informoidaan harjoitteluilmoituksella ilmoitettu asiointikieli, jotta sopimus voidaan tarvittaessa tulostaa valitulla kielellä.
Työharjoittelun ohjaajan tiedot

Lisäksi voidaan antaa täsmällisemmät tiedot:

Harjoittelupaikan yksikkö/osasto

Harjoittelun tiedot

Harjoittelun tiedoissa opiskelija täydentää harjoittelun kuvauksen, keston, palkkauksen ja harjoittelutukeen liittyvät tiedot. Harjoitteluilmoituksen käsittelijä voi tarvittaessa muokata opiskelijan antamia tietoja myöhemmin käsitellessään harjoitteluilmoitusta. Vain harjoittelutuen hakua koskeva tieto ja harjoittelun lisätiedot eivät ole käsittelijän muokattavissa.

Harjoittelun kuvaustiedoissa opiskelija valitsee työtehtävien tyypin valikon arvoista. Jos sopivaa arvoa ei löydy, voidaan valita muu. Opiskelija täyttää tarkemman kuvauksen työtehtävistä vapaatekstikenttään. Lisäksi opiskelija valitsee valikon arvoista mistä on löytänyt harjoittelupaikan. Jos sopivaa arvoa ei löydy, voidaan valita muu.

Harjoittelun kestoon ja palkkaukseen opiskelija täyttää yhden tai useamman ajanjakson. Näkymässä on oletuksena yksi pakollinen ajanjakso täytettävänä. Jos harjoittelu ei ole yhtämittainen tai osa harjoittelusta on osa-aikaista tai siitä maksetaan eri palkka, voidaan harjoittelu jakaa useampaan eri ajanjaksoon. Käyttäjä voi tarvittaessa lisätä ajanjaksoja Lisää ajanjakso -toiminnosta. Erikseen lisättyjä ajanjaksoja voi poistaa.

Ajanjaksoihin annetaan harjoittelun päivämäärät (alkaa – päättyy), harjoittelun työaika prosentteina sekä kuukausipalkka euroina. Opiskelija voi antaa tarvittaessa ajanjaksoon liittyviä lisätietoja vapaatekstikentässä.

Harjoittelutukeen valitaan joko kyllä tai ei sen mukaan, hakeeko opiskelija harjoittelutukea.

Jos opiskelija valitsee hakevansa harjoittelutukea ja hänelle on jo aiemmin myönnetty harjoittelutuki Intossa, käyttäjälle näytetään huomautus asiasta. Opiskelija näkee tiedon harjoittelusta, johon on myönnetty tukea ja voi siirtyä tarkastelemaan kyseistä harjoitteluilmoitusta linkin kautta. Myös käsittelijä näkee tiedon päätöstä tehdessä. Opiskelija voi kuitenkin edetä normaalisti hakemuksella eikä harjoittelutuen hakemista useampaan kertaan ole estetty.

Opiskelija voi antaa harjoitteluun liittyviä lisätietoja vapaatekstikentässä.

Harjoitteluilmoituksen lähettäminen

Kun harjoitteluilmoitukselle on täytetty kaikki pakolliset tiedot, opiskelija voi lähettää sen korkeakoulun käsiteltäväksi sivun oikeassa ylälaidassa olevasta Lähetä -painikkeesta. Lähetyksen jälkeen opiskelija ei voi enää muokata ilmoituksen tietoja. Tästä huomautetaan myös käyttäjää ennen lähettämistä. Tarvittaessa käsittelijä voi palauttaa harjoitteluilmoituksen takaisin opiskelijan täydennettäväksi, jolloin ilmoitus on taas opiskelijan muokattavissa (ks. harjoitteluilmoituksen palautuminen täydennettäväksi).

Jos opiskelija ei ole täyttänyt kaikkia pakollisia tietoja, harjoitteluilmoituksen lähetys ei onnistu. Opiskelijalle huomautetaan puuttuvista tiedoista ja ohjataan täydentämään hakemusta. Puuttuvat tiedot näytetään listauksena, josta pääsee suoralla linkillä oikeaan kohtaan hakemusta.

Kun harjoitteluilmoitus on lähetetty onnistuneesti, harjoittelun tila muuttuu luonnoksesta Odottaa käsittelyä -tilaan ja mahdollinen harjoittelutuki Haettu -tilaan (ks. harjoitteluilmoituksen tilatiedot). Opiskelija voi tarkastella lähetettyä harjoitteluilmoitusta ja seurata sen tilaa Omat harjoittelut -näkymän kautta.

Harjoitteluilmoituksen lähettämisen jälkeen opiskelijalle näytetään ilmoitus Funilab-yhteisöön liittymisestä (ks. Yleistä).

Harjoitteluilmoitus otetaan käsittelyyn

Kun korkeakoulu ottaa harjoitteluilmoituksen käsittelyyn, harjoittelun tila muuttuu Odottaa käsittelyä -tilasta Käsittelyssä-tilaan. Mahdollinen harjoittelutuki säilyy Haettu -tilassa.

Harjoitteluilmoituksen palautuminen täydennettäväksi

Jos harjoitteluilmoituksen tiedoissa havaitaan puutteita, käsittelijä voi palauttaa opiskelijan lähettämän harjoitteluilmoituksen takaisin opiskelijan täydennettäväksi. Opiskelija saa palautetusta harjoitteluilmoituksesta sähköpostin, jossa kerrotaan, että ilmoitus odottaa täydennystä ja tarjotaan linkki harjoitteluilmoitukselle. Sähköposti lähetetään palautusta seuraavana yönä, jos harjoitteluilmoitus on edelleen Palautettu täydennettäväksi tilassa.

Käsittelijä näkee palautetun harjoitteluilmoituksen, mutta ei voi muokata sitä. Opiskelijan vastuulla on täydentää ilmoitusta käsittelijän antamien ohjeiden mukaisesti ja lähettää se uudelleen korkeakoulun käsiteltäväksi.

Harjoitteluilmoituksen palauttaminen opiskelijalle muuttaa harjoittelun tilan Käsittelyssä -tilasta Luonnos-tilaan. Jos opiskelija on hakenut harjoitteluilmoituksella harjoittelutukea, tämän tila säilyy Haettu -tilaisena.

Opiskelija näkee Omat harjoittelut -näkymässä palautetun harjoitteluilmoituksen kohdalla merkinnän “palautettu täydennettäväksi”. Kun opiskelija avaa harjoitteluilmoituksen, näkymässä näytetään huomautus palautuksesta sekä käsittelijän antamat perustelut palautukselle.

Palautettu harjoitteluilmoitus on muokkaustilassa ja opiskelija voi täydentää sitä vapaasti. Opiskelija näkee myös käsittelijän mahdolliset muokkaukset. Opiskelija voi lähettää täydennetyn harjoitteluilmoituksen takaisin korkeakoulun käsiteltäväksi Lähetä-painikkeesta. Samalla harjoittelun tila muuttuu Odottaa käsittelyä -tilaan ja mahdollinen harjoittelutuki säilyy Haettu -tilassa eikä opiskelija voi enää muokata ilmoitusta.

Hyväksytty harjoitteluilmoitus

Opiskelija näkee Omat harjoittelut -näkymästä harjoitteluilmoitukset, jotka hän on luonut. Jos käsittelijä on hyväksynyt opiskelijan harjoitteluilmoituksen, harjoittelu on Hyväksytty -tilassa.

Opiskelija voi tarkastella harjoitteluilmoituksen ja päätöksen tietoja avaamalla harjoitteluilmoituksen. Opiskelija näkee mahdolliset muutokset, jotka käsittelijä on tehnyt. Opiskelija ei voi muokata Hyväksytty-tilaista harjoitteluilmoitusta.

Jos opiskelija on hakenut harjoittelutukea, hän näkee harjoittelutuen tilasta ja päätöksen tiedoista onko harjoittelutuki myönnetty vai ei.

Jos käsittelijä on määritellyt harjoitteluilmoitukselle, että harjoittelusta luodaan korkeakoulun ja työnantajan välille kirjallinen sopimus, opiskelija näkee hyväksytyllä harjoitteluilmoituksella harjoittelusopimuksen tilan (ks. Harjoittelusopimuksen tila). Tila kertoo opiskelijalle missä vaiheessa sopimuksen allekirjoitus on. Tilaa voi tarkastella Omat harjoittelut -näkymästä tai harjoitteluilmoitukselta.

Hyväksytyn harjoittelun sopimuksen tila on oletuksena Odottaa allekirjoitusta. Kun sopimus on allekirjoitettu, käsittelijä päivittää tiedon opiskelijan harjoitteluilmoitukselle manuaalisesti. Samalla harjoittelusopimuksen tila muuttuu Sopimus allekirjoitettu -tilaan.

Hylätty harjoitteluilmoitus

Opiskelija näkee Omat harjoittelut -näkymästä harjoitteluilmoitukset, jotka hän on luonut. Jos käsittelijä on hylännyt opiskelijan harjoitteluilmoituksen, harjoittelu on Hylätty -tilassa. Opiskelija näkee harjoitteluilmoituksella huomautuksen asiasta sekä käsittelijän antamat perustelut hylkäykselle.

Opiskelija voi tarkastella harjoitteluilmoituksen tietoja, mutta ei näe päätöksen tietoja. Opiskelija näkee mahdolliset muutokset, jotka käsittelijä on tehnyt. Opiskelija ei voi muokata Hylätty-tilaista harjoitteluilmoitusta.

Jos opiskelija on hakenut harjoittelutukea, hän näkee harjoittelutuen tilasta, onko harjoittelutuki myönnetty vai ei.

Keskeytetty-tilainen harjoitteluilmoitus

Opiskelija näkee Omat harjoittelut -näkymästä harjoitteluilmoitukset, jotka hän on luonut. Jos käsittelijä on hylännyt opiskelijan harjoitteluilmoituksen, harjoittelu on Keskeytetty-tilassa. Opiskelija näkee harjoitteluilmoituksella huomautuksen asiasta sekä käsittelijän antamat perustelut hylkäykselle.

Opiskelija voi tarkastella harjoitteluilmoituksen tietoja, mutta ei näe päätöksen tietoja. Opiskelija näkee mahdolliset muutokset, jotka käsittelijä on tehnyt. Opiskelija ei voi muokata Keskeytetty-tilaista harjoitteluilmoitusta.

Jos opiskelija on hakenut harjoittelutukea, hän näkee harjoittelutuen tilasta, onko harjoittelutuki myönnetty.

Peruttu-tilainen harjoitteluilmoitus

Opiskelija näkee Omat harjoittelut -näkymästä harjoitteluilmoitukset, jotka hän on luonut. Jos käsittelijä on hylännyt opiskelijan harjoitteluilmoituksen, harjoittelu on Peruttu-tilassa. Opiskelija näkee harjoitteluilmoituksella huomautuksen asiasta sekä käsittelijän antamat perustelut hylkäykselle.

Opiskelija voi tarkastella harjoitteluilmoituksen tietoja, mutta ei näe päätöksen tietoja. Opiskelija näkee mahdolliset muutokset, jotka käsittelijä on tehnyt. Opiskelija ei voi muokata Peruttu-tilaista harjoitteluilmoitusta.