Käsittelijä voi tarkastella ja käsitellä Intossa opiskelijoiden lähettämiä harjoitteluilmoituksia sekä tarkastella harjoitteluun liittyviä raportteja.

Harjoitteluilmoitusten haku 

Välilehdellä Harjoitteluilmoitukset käsittelijä näkee opiskelijoiden lähettämät harjoitteluilmoitukset ja voi suodattaa hakutuloksia eri rajaustekijöillä. Näkymässä näytetään oletuksena kaikki Odottaa käsittelyä ja Käsittelyssä -tilaiset harjoitteluilmoitukset saapumisjärjestyksessä uusimmasta vanhimpaan.

Käyttäjä voi hakea harjoitteluilmoituksia opiskelijan etunimellä ja/tai sukunimellä (ei kutsumanimellä) tai opiskelijanumerolla sekä suodattaa alle listatuille rajaustekijöillä.  

• Tila: Harjoittelun tila (käsittelyssä, odottaa käsittelyä, hyväksytty, hylätty, palautettu täydennettäväksi, keskeytetty, peruttu, ks. kohta harjoittelun tilat).  
• Harjoittelusopimus: Harjoittelusopimuksen tila (ei sopimusta, odottaa allekirjoitusta, sopimus allekirjoitettu, ks. kohta harjoittelusopimuksen tilat). 
  • Hakurajaus ei sopimusta näyttää hakutuloksissa myös harjoitteluilmoitukset, joita ei ole vielä hyväksytty tai hylätty. Siksi harjoittelusopimuksen tilaa suositellaan käytettävän yhdessä Harjoittelun tila -hakurajauksen kanssa. 
• Harjoittelutuki: Harjoittelutuen tila (ei haettu, haettu, myönnetty, myönnetty (laskutettu), myönnetty (maksettu), ei myönnetty).  
• Organisaatio: Valikossa näytetään opintotietojärjestelmään määritellyt julkaistut organisaatiot. Organisaatiot on järjestetty nimen mukaisessa aakkosjärjestyksessä ja käyttäjä voi hakea valikosta organisaatiota hakusanalla. Hakurajauksena organisaatiohaku kohdistuu harjoitteluilmoituksessa valittuun opiskeluoikeuteen ja sen organisaatioon.  
• Tutkinto-ohjelma: Valikossa näytetään kaikki julkaistut tutkinto-ohjelmat. Tutkinto-ohjelmat on järjestetty koodin mukaisessa aakkosjärjestyksessä ja käyttäjä voi hakea valikosta tutkinto-ohjelmaa koodilla tai hakusanalla.  Hakurajauksena tutkinto-ohjelman haku kohdistuu opiskelijan opiskeluoikeuden mukaiseen aktiivisessa vaiheessa olevaan tutkinto-ohjelmaan.  
• Opintojakso: Valikossa näytetään kaikki julkaistut opintojaksot, joiden tyyppi on työharjoittelu kotimaassa tai työharjoittelu ulkomailla. Opintojakson voimassaoloaikaa ei huomioida. Opintojaksot on järjestetty koodin mukaisessa aakkosjärjestyksessä ja käyttäjä voi hakea valikosta opintojaksoa koodilla tai hakusanalla. Hakurajauksena opintojakson haku kohdistuu harjoitteluilmoituksessa valittuun opintojaksoon ja sen kaikkiin versioihin (groupID). 
• Käsittelijä: Henkilö, joka on merkitty harjoitteluilmoituksen käsittelijäksi. Käsittelijät on järjestetty nimen mukaisessa aakkosjärjestyksessä ja käyttäjä voi hakea valikosta käsittelijää hakusanalla. Hakurajauksena hakutuloksissa näytetään sekä käsitellyt että käsittelyssä oleva harjoitteluilmoitukset. 

Rajaustekijöitä voi käyttää yksin tai yhdessä. Jos käytetään useampaa eri rajaustekijää, hakutuloksissa näytetään ne harjoitteluilmoitukset, jotka täyttävät kaikki annetut hakurajaukset (JA). Jos valitsee yhden hakurajauksen sisällä useamman vaihtoehdon, hakutuloksissa näytetään ne harjoitteluilmoitukset, jotka täyttävät jonkun annetuista vaihtoehdoista (TAI). 

Hakutuloksia näytetään maksimissaan 20 per sivu ja käyttäjä voi selata lisää harjoitteluilmoituksia nuolitoiminnoilla. Jokaisesta harjoitteluilmoituksesta näytetään hakutulosten listauksessa seuraavat tiedot: 

• Opiskelijan nimi ja opiskelijanumero 
• Harjoitteluhakemuksen tila 
• Harjoittelutuen tila 
• Harjoittelusopimuksen tila 
• Harjoittelun alkamispäivämäärä
• Käsittelijä 
• Harjoitteluilmoituksen saapumispäivämäärä 

Hakutuloksia voi järjestää harjoitteluilmoituksen saapumispäivämäärän, käsittelijän tai opiskelijan sukunimen mukaan. 

Käyttäjä voi tarvittaessa rajata näkymään tietyn joukon harjoitteluilmoitukset ja kopioida näiden opiskelijoiden sähköpostiosoitteet massana kolmen pisteen valikosta kohdasta Kopioi opiskelijoiden sähköpostiosoitteet. Toiminto kopioi hakutuloksissa listattujen opiskelijoiden sähköpostiosoitteet leikepöydälle, josta käyttäjä voi liittää ne esim. sähköpostin vastaanottajakenttään.

Harjoitteluilmoituksen tarkastelu ja käsittely 

Käsittelijä voi tarkastella yksittäisen harjoitteluilmoituksen tietoja valitsemalla harjoitteluilmoitusten listauksesta harjoitteluilmoituksen. Käsittelijä näkee avatun harjoitteluilmoituksen otsikon vieressä lisämerkinnän harjoittelun tilasta.

Odottaa käsittelyä -tilainen harjoitteluilmoitus avautuu käyttäjälle tarkastelunäkymään, jossa tiedot eivät ole muokattavissa. Virkailija näkee tarkastelunäkymän yläosassa opiskelijan nimen ja opiskelijanumeron, harjoittelun työnantajan sekä harjoitteluilmoituksen yksilöivän tunnisteen. Lisäksi käsittelijä näkee opiskelijan täyttämät Harjoitteluilmoituksen tiedot.  

Käyttäjä voi palata takaisin hakulistaukseen Takaisin -painikkeesta tai siirtyä käsittelemään harjoitteluilmoitusta Aloita käsittely -painikkeesta. 

Kun käsittelijä ottaa harjoitteluilmoituksen käsittelyyn Aloita käsittely -painikkeesta, harjoittelu ja mahdollinen harjoittelutuki muuttuu Käsittelyssä -tilaan. Samalla harjoitteluilmoituksen käsittelijäksi tallentuu kirjautunut käyttäjä. 

Käyttäjä voi tarvittaessa muokata Käsittelyssä-tilaisen harjoitteluilmoituksen käsittelijätietoja Muokkaa -painikkeesta. Käyttäjä voi joko muokata käsittelijää tai asettaa itsensä harjoitteluilmoituksen käsittelijäksi.

Käyttäjä voi esimerkiksi merkitä harjoitteluilmoitukselle toisen henkilön käsittelijäksi ja tarvittaessa käsitellä harjoitteluilmoituksen toisen henkilön nimissä. Vaihtoehtoisesti käyttäjä voi ottaa itsellensä käsittelyyn jonkun toisen käsittelyssä olevan harjoitteluilmoituksen tai tallentaa itsensä käsittelijäksi harjoitteluilmoitukselle, jolla ei ole käsittelijää.

Lisäksi käyttäjä voi poistaa käsittelijän (joko itsensä tai toisen) jättämällä käsittelijän valitsematta ja tallentamalla tiedot. Tällöin harjoitteluilmoitus on edelleen Käsittelyssä-tilassa, mutta ilman käsittelijää. Tällaisen hakemuksen voi käsitellä normaalisti.

Käsittelyssä-tilainen harjoitteluilmoitus koostuu Harjoitteluilmoituksen tiedoista ja Päätöksen tiedoista. 

Harjoitteluilmoituksen käsittelyhistoria

Käsittelijä voi tarkastella yksittäisen harjoitteluilmoituksen käsittelyhistoriaa valitsemalla kolmen pisteen valikosta Näytä käsittelyhistoria. Käsittelyhistoriaa voi tarkastella missä tahansa käsittelyn vaiheessa.

Käsittelyhistoriassa käyttäjä näkee listauksen harjoitteluilmoituksen muutoksista uusimmasta vanhimpaan. Kustakin muutoksesta näytetään ajankohta sekä käyttäjä, joka on tehnyt muutoksen.

Käsittelyhistoriassa näytetään seuraavat muutokset:

• Opiskelija lähettää harjoitteluilmoituksen
• Käsittelijä aloittaa harjoitteluilmoituksen käsittelyn
• Harjoitteluilmoituksen käsittelijän vaihtaminen
• Käsittelijä palauttaa harjoitteluilmoituksen täydennettäväksi opiskelijalle
• Opiskelija palauttaa harjoitteluilmoituksen täydennettynä takaisin käsittelyyn
• Käsittelijä hyväksyy tai hylkää harjoitteluilmoituksen
• Käsittelijä peruu tai keskeyttää harjoittelun
• Käsittelijä palauttaa harjoitteluilmoituksen käsittelyyn
• Harjoittelutuen laskutus- ja maksutietojen muutokset
• Harjoittelusopimuksen tilan muutos: allekirjoitettu, ei allekirjoitettu
• Työnantajapalautetta koskevan tiedon muutos: kysytään palautetta, ei kysytä palautetta

Harjoitteluilmoituksen tiedot 

Käsittelijä voi tarkastella ja muokata Käsittelyssä-tilaisen harjoitteluilmoituksen tietoja. Harjoitteluilmoituksen tiedot koostuvat neljästä osiosta, jotka ovat samat kuin opiskelijalla: opiskelijan tiedot, opintojen tiedot, työnantajan tiedot ja harjoittelun tiedot.  

Käsittelijä voi muokata kaikkia opiskelijan täyttämiä tietoja, lukuun ottamatta harjoitteluilmoitukseen valittua opiskeluoikeutta, harjoittelutukeen liittyviä tietoja, opintojaksoa ja harjoittelun lisätietoja. Mahdolliset opiskelijan henkilö- ja yhteystietojen muokkaukset on tehtävä opintotietojärjestelmässä (esim. Sisussa) lukuun ottamatta matkapuhelinnumeroa. 

Muokkaukset tulee tallentaa Tallenna-painikkeesta. Tallennetut muokkaukset säilyvät harjoitteluilmoituksella ja käyttäjä voi palata niihin myöhemmin. Tiedot päivittyvät automaattisesti myös opiskelijan näkymään.  

Jos jokin pakollinen tieto puuttuu, tallennus aiheuttaa järjestelmävirheen. Käyttäjää kehotetaan täydentämään tai korjaamaan puuttuvat tiedot ja tarjotaan suorat linkit puuttuviin tietokenttiin. 

Päätöksen tiedot 

Käsittelijä voi tarkastella ja muokata päätöksen tietoja, jos harjoitteluilmoitus on Käsittelyssä-tilassa. 

Päätöksen tiedot koostuvat kahdesta tai kolmesta osiosta: harjoittelutuki, harjoittelusopimus sekä yhteyshenkilö ja lisätiedot. Harjoittelutukea koskeva osio näytetään vain harjoitteluilmoituksilla, joissa opiskelija on ilmoittanut hakevansa harjoittelutukea. 

Opiskelija näkee päätöstä koskevat tiedot vasta, kun harjoitteluilmoitus on hyväksytty. 

Harjoittelutuki-osiossa käsittelijä näkee harjoittelun kestoon ja palkkaukseen liittyvät tiedot. Tiedot muodostetaan automaattisesti harjoitteluilmoitukselle täytetyistä tiedoista. Jos niihin liittyviä tietoja täytyy muokata, muutokset tulee tehdä suoraan Harjoittelun tiedot -osiossa. Näin ne päivittyvät automaattisesti myös Harjoittelutuki-osioon. 

Käsittelijä valitsee Harjoittelutuki-osiossa, myönnetäänkö opiskelijalle harjoittelutuki vai ei. Jos opiskelijalle on jo aikaisemmin myönnetty harjoittelutuki, käsittelijälle huomautetaan asiasta. Näkymässä listataan mahdolliset harjoitteluun myönnetyt harjoittelutuet ja tarjotaan linkki aiemmalle harjoitteluilmoitukselle, jotta käsittelijä voi tarkastella tietoja tarkemmin. Näkymään listataan kaikki opiskelijalle myönnetyt harjoittelutuet huolimatta siitä mihin opiskeluoikeuteen harjoittelut on kohdistettu.

Jos harjoittelutuki myönnetään, näkymään tulee täytettäväksi Tukivuosi- ja Harjoittelutuen määrä -kentät. Käsittelijä valitsee minkä kalenterivuoden budjetista harjoittelutuki myönnetään ja syöttää harjoittelutuen määrän euroissa. 

Huom. käsittelijän vastuulla on kirjata harjoittelutukipäätös oikein. Esimerkiksi harjoitteluilmoituksen hylkääminen tai hyväksyminen ei muuta automaattisesti valintaa. 

Harjoittelusopimus-osiossa virkailija valitsee, luodaanko harjoittelusta korkeakoulun ja työnantajan välille kirjallinen sopimus vai ei. Valinta on oletuksena kielteinen. Jos harjoittelulle on myönnetty edellisessä osiossa harjoittelutuki, harjoittelusopimus on pakollinen eikä valintaa voi tehdä. 

Osiossa näytetään työnantajan asiointikieli, joka on valittu harjoitteluilmoituksen Työnantajan tiedot -osiossa. Jos työnantajan kieltä muokataan, se päivittyy myös Harjoittelusopimus -osioon. 

Jos harjoittelusta luodaan kirjallinen sopimus, käyttäjän tulee valita sopimukselle sopimusehtopohja. Valikossa on valittavissa pääkäyttäjän käyttöliittymässä luodut sopimusehtopohjat. Kun käsittelijä on valinnut sopimusehtopohjan, näkymään avautuu valitun sopimuspohjan tiedot. Tietoja voi tarvittaessa muokata harjoitteluilmoituskohtaisesti. Jokaisesta tietokentästä on olemassa kieliversiot (fi/sv/en). Harjoittelusopimus muodostetaan valitun sopimuspohjan ja mahdollisten muokkausten pohjalta (ks. harjoittelusopimuksen käsittely). 

Yhteyshenkilö ja lisätiedot -osiossa virkailija täydentää korkeakoulun yhteystiedot harjoitteluilmoitusta ja mahdollista harjoittelusopimusta koskevissa asioissa. Tiedot voi täyttää manuaalisesti tai klikata Aseta käsittelijä yhteyshenkilöksi, jolloin yhteystietoihin päivittyy automaattisesti harjoitteluilmoitukselle asetetun käsittelijän tiedot. Tietoja voi tarvittaessa muokata. 

Käsittelijä voi täydentää tarvittaessa vapaatekstikenttään harjoitteluilmoitusta koskevia lisätietoja. Lisätiedot näkyvät myös opiskelijalle hyväksytyssä hakemuksessa.  

Käsittelijä voi tallentaa tekemänsä muutokset missä tahansa vaiheessa Tallenna-painikkeesta ja palata käsittelemään harjoitteluilmoitusta myöhemmin. 

Harjoitteluilmoituksen palauttaminen täydennettäväksi 

Jos harjoitteluilmoitus vaati lisätietoja opiskelijalta, käsittelijä voi palauttaa Käsittelyssä-tilaisen harjoitteluilmoituksen takaisin opiskelijan täydennettäväksi. Sen voi tehdä kolmen pisteen painikkeesta avautuvasta valikosta valitsemalla Palauta täydennettäväksi. Käsittelijän tulee lisätä perustelut miksi harjoitteluilmoitus palautetaan opiskelijalle täydennettäväksi. Perustelut näytetään harjoitteluilmoituksella sekä käsittelijälle että opiskelijalle. 

Täydennettäväksi palautettu harjoitteluilmoitus muuttuu Palautettu täydennettäväksi -tilaan, jossa käsittelijä voi tarkastella ilmoitusta, muttei muokata sitä. Into lähettää palautuksesta viestin opiskelijan sähköpostiosoitteeseen seuraavana yönä. Sähköposti lähetetään vain, jos harjoitteluilmoitus on Palautettu täydennettäväksi tilassa.

Kun opiskelija on täydentänyt harjoitteluilmoitusta ja lähettänyt sen takaisin korkeakoulun käsiteltäväksi, harjoitteluilmoitus on Odottaa käsittelyä -tilassa. Harjoitteluilmoituksella säilyy sama käsittelijätieto, kun sillä oli ennen palauttamista. Käsittelijä näkee myös aiemmin antamansa perustelut palautukselle. Käsittelijä voi jatkaa täydennetyn hakemuksen käsittelyä harjoitteluilmoituksen Aloita käsittely -painikkeesta. 

Harjoitteluilmoituksen hyväksyminen   

Jos kaikki harjoitteluilmoituksen pakolliset tiedot on täytetty, käsittelijä voi hyväksyä Käsittelyssä-tilaisen harjoitteluilmoituksen Hyväksy-painikkeesta. Samalla harjoittelun tila muuttuu Hyväksytty -tilaan, mahdollinen haettu harjoittelutuki myönnetty/ei myönnetty -tilaan sekä harjoittelusopimus käsittelyssä/ei sopimusta -tilaan (ks. harjoitteluilmoitusten tilatiedot).  

Käyttäjälle avautuu modaali, jossa käyttäjä varmistaa hyväksynnän tai palaa takaisin. Käsittelijää kehotetaan tarkistamaan tiedot ja varmistamaan erillisessä modaalissa, että harjoitteluilmoitus halutaan hyväksyä. 

Jos jokin pakollinen tieto puuttuu, hyväksyntä aiheuttaa järjestelmävirheen. Käyttäjää kehotetaan täydentämään tai korjaamaan puuttuvat tiedot ja tarjotaan suorat linkit puuttuviin tietokenttiin. 

Hyväksytty-tilaista harjoitteluilmoitusta ei voi muokata. Käsittelijä ja opiskelija voi tarkastella Harjoitteluilmoituksen tiedot- ja Päätöksen tiedot –osioita.  

Tarvittaessa käsittelijä voi palauttaa hyväksytyn harjoitteluilmoituksen takaisin käsittelyyn kolmen pisteen valikosta valitsemalla Palauta käsittelyyn (ks. kohta Hyväksytyn tai hylätyn harjoitteluilmoituksen palauttaminen käsittelyyn) 

Hyväksytyn harjoitteluilmoituksen Päivitä tietoja -painikkeesta käsittelijä voi muokata seuraavia tietoja riippuen harjoitteluilmoituksesta:

• Harjoittelutuen laskutus- ja maksutiedot
• Harjoittelusopimus 
• Työnantajapalaute 

Harjoittelutuen laskutus- ja maksutiedot

Käsittelijä voi ylläpitää harjoittelutuen laskutus- ja maksutietoja vain harjoitteluilmoituksella, joka on hyväksytty ja harjoittelutuki myönnetty. Käsittelijä voi kirjata harjoitteluilmoitukselle tilannetiedon valitsemalla seuraavista vaihtoehdoista:

• Harjoittelutukea ei ole laskutettu (oletus)
• Harjoittelutuki on laskutettu
• Harjoittelutuki on laskutettu ja maksettu

Tallennettu tieto näkyy harjoittelun lisätiedoissa käsittelijälle ja käyttäjä voi hyödyntää tietoa rajaustekijänä hakiessaan harjoitteluilmoituksia Harjoitteluilmoitukset -näkymässä (ks. Harjoitteluilmoitusten haku).

Harjoittelusopimuksen käsittely 

Käsittelijä voi tulostaa harjoittelusopimuksen ja määritellä harjoittelusopimustiedon vain harjoitteluilmoituksella, joka on hyväksytty ja jonka tiedoissa on määritelty, että harjoittelusta luodaan kirjallinen sopimus. Tällöin harjoitteluilmoituksella on mahdollista tarkastella ja tulostaa harjoittelusopimus Avaa sopimus (pdf) -painikkeesta. 

Sopimuksen avaaminen avaa käsittelijälle modaalin, jossa käyttäjä voi valita millä kielellä kyseinen harjoittelusopimus muodostetaan. Käyttäjälle informoidaan harjoitteluilmoituksella ilmoitettu työnantajan asiointikieli. Käyttäjä voi kuitenkin valita harjoittelusopimuksen kieleksi joko suomen, ruotsin tai englannin. Kieli on oletuksena suomi. 

Harjoittelusopimuksen tiedot muodostetaan harjoitteluilmoituksen pohjalta. Jos tiedot vaativat muutoksia, harjoitteluilmoitus voidaan palauttaa takaisin käsittelyyn ja tehdä tarvittavat muutokset (ks. hyväksytyn tai hylätyn harjoitteluilmoituksen palauttaminen käsittelyyn). Jos harjoitteluilmoitus on hyväksytty päivitetyillä tiedoilla, harjoittelusopimus tulee muodostaa uudelleen, jotta muutokset näkyvät sopimuksella. Jos tiedot ovat kunnossa, käsittelijä voi tulostaa harjoittelusopimuksen osapuolten allekirjoitettavaksi. 

Harjoittelusopimukselle tulostuu harjoittelun vastuuhenkilöksi se henkilö, joka on valittu harjoitteluilmoituksella. Vastuuhenkilön tulee olla opintojakson hallintohenkilö tai vastuuhenkilö.

Kun harjoittelusopimus on allekirjoitettu, käsittelijä voi muokata harjoitteluilmoitukselle harjoittelusopimuksen tilan manuaalisesti. Päivitä tietoja -painikkeesta käyttäjä valitsee, onko sopimus allekirjoitettu vai ei. Valinta on oletuksena ei, sopimusta ei ole allekirjoitettu, jolloin harjoittelusopimuksen tila on Käsittelyssä. Jos käyttäjä merkitsee sopimuksen allekirjoitetuksi, harjoittelusopimuksen tila muuttuu Hyväksytty -tilaan. 

HUOM! Sopimuksen muodostaminen ei onnistu, jos opiskelijan tutkinto-ohjelma ei ole vahvistettu opiskeluoikeuteen. Tällaisessa tilanteessa tutkinto-ohjelma tulee vahvistaa opiskelijan opiskeluoikeuteen opintotietojärjestelmässä (esim. Sisu). Muutokset päivittyvät Intoon seuraavan yön aikana. Tämän jälkeen harjoitteluilmoitus tulee palauttaa takaisin käsittelyyn ja opiskelijan täydennettäväksi, jotta tämä voi valita päivitetyn opiskeluoikeustiedon uudelleen harjoitteluilmoitukselle. 

Työnantajapalautteen hallinta 

Käsittelijä voi hallita Intossa lähetetäänkö työnantajalle harjoittelua koskeva palautekysely vai ei. Käytännössä se tehdään muokkaamalla hyväksytyn harjoitteluilmoituksen työnantajapalautteen tilaa Päivitä tietoja -painikkeesta (Kyllä, työnantajalta kysytään palautetta harjoittelun jälkeen/ Ei, työnantajalta ei kysytä palautetta).

Käyttäjä valitsee muokkausmodaalissa, kysytäänkö palautetta työnantajalta vai ei. Valinta on oletuksena Ei, työnantajalta ei kysytä palautetta. Jos tietoa ei muokata, järjestelmä ei lähetä työnantajalle palautekyselyä harjoittelun päätyttyä. 

Jos harjoitteluilmoitukselle on määritelty, että työnantajalta kysytään palautetta, järjestelmästä lähetetään automaattisesti palautekysely sähköpostitse työharjoittelun ohjaajalle, kun kaikki harjoitteluilmoitukselle merkityt ajanjaksot ovat päättyneet. Sähköposti lähetetään työharjoittelun ohjaajalle, jonka sähköpostiosoite on ilmoitettu harjoitteluilmoituksella kohdassa Työharjoittelun ohjaaja harjoittelupaikalla. 

Sähköpostissa ohjataan ohjaajaa vastaamaan korkeakoulukohtaiseen palautekyselyyn erillisen linkin kautta. Kyselyn sisältöä ylläpidetään ja hallinnoidaan korkeakoulussa. Sen sijaan Funidata ylläpitää sähköpostin sisältöä ja siihen lisättävää korkeakoulukohtaista linkkiä. Jos linkkiä ei ole toimitettu, sähköpostia ei lähetetä. 

Sähköposti sisältää samansisältöisen viestin kolmella eri kielellä (fi/sv/eng). Jos korkeakoulu ylläpitää erillisiä palautekyselyjä eri kielillä, kieliversioidut palautekyselylinkit voidaan lisätä sähköpostiviestin eri kielillä laadittuihin osuuksiin. 

Harjoittelun keskeytyminen

Harjoittelun voi merkitä keskeytyneeksi, jos opiskelija keskeyttää harjoittelun sen aikana.

Käsittelijä valitsee Hyväksytty-tilaisen, avatun harjoitteluilmoituksen kolmen pisteen valikosta kohdan Harjoittelu keskeytynyt. Käsittelijä antaa avautuvassa modaalissa perustelut keskeytykselle. Kenttä on pakollinen ja siihen mahtuu enintään 500 merkkiä. Huom! Perustelut näkyvät myös opiskelijalle.

Jos harjoitteluun on myönnetty tukea, voi käsittelijä modaalissa valita, maksetaanko harjoittelutukea. Vaihtoehtoina on, että tukea ei makseta tai että se maksetaan kokonaan tai osittain. Jos käsittelijä valitsee, että harjoittelutuki maksetaan osittain, käyttäjän on täytettävä alle ilmestyvään kenttään harjoittelutuen osittainen maksu. Summa tallentuu harjoitteluilmoituksen päätöksen tietoihin harjoittelutuen määräksi.

Käsittelijä valitsee Merkitse keskeytyneeksi. Ilmoituksen tilaksi tulee Keskeytetty. Sopimuksen avaaminen pdf-tiedostona ei onnistu keskeytetty-tilaisella ilmoituksella. Ilmoituksen voi palauttaa takaisin käsittelyyn.

Keskeytetty-tilaiselle ilmoitukselle voi määritellä harjoittelutuen laskutus- ja maksutiedot, onko harjoittelusopimus allekirjoitettu sekä sen, kysytäänkö työnantajalta harjoittelupalautetta. 

Harjoittelun peruuntuminen

Harjoittelun voi merkitä peruuntuneeksi, jos se joudutaan perumaan ennen kuin se alkaa.

Käsittelijä valitsee Hyväksytty-tilaisen, avatun harjoitteluilmoituksen kolmen pisteen valikosta kohdan Harjoittelu peruttu. Käsittelijä antaa avautuvassa modaalissa perustelut keskeytykselle. Kenttä on pakollinen ja siihen mahtuu enintään 500 merkkiä. Huom! Perustelut näkyvät myös opiskelijalle.

Käsittelijä valitsee Merkitse perutuksi. Harjoitteluilmoituksen tilaksi tulee Peruttu. Sopimuksen avaaminen pdf-tiedostona ei onnistu peruttu-tilaisella ilmoituksella. Ilmoituksen voi palauttaa takaisin käsittelyyn sekä määritellä, kysytäänkö työnantajalta harjoittelupalautetta. Mahdollisesti aiemmin myönnetty harjoittelutuki peruuntuu harjoitteluilmoituksen perumisen yhteydessä.

Harjoitteluilmoituksen hylkääminen 

Käsittelijä voi hylätä Käsittelyssä-tilaisen harjoitteluilmoituksen kolmen pisteen painikkeesta avautuvasta valikosta valitsemalla Hylkää harjoitteluilmoitus. Käyttäjälle avautuu modaali, jossa käyttäjä varmistaa hylkäämisen, täydentää perustelut hylkäämiselle tai palaa takaisin. Perustelut harjoittelun hylkäämiselle ovat pakolliset ja ne näkyvät hylätyllä harjoitteluilmoituksella myös opiskelijalle. 

Modaalin Hylkää harjoitteluilmoitus -painikkeesta harjoitteluilmoitus muuttuu tilaan Hylätty. Hylätty harjoitteluilmoitus on tarkastelunäkymässä eikä sitä voi muokata. Harjoitteluilmoituksella näytetään huomautus hylkäyksestä ja käsittelijän antamat perustelut hylkäykselle. Myös opiskelija näkee vastaavat tiedot omassa näkymässään. Opiskelija ei näe hylätyllä harjoitteluilmoituksella päätöksen tietoja. 

Jos sama harjoitteluilmoitus on hylätty useamman kerran, käsittelijälle ja opiskelijalle näytetään viimeisin. hylkäyksen perustelu. 

Hyväksytyn tai hylätyn harjoitteluilmoituksen palauttaminen käsittelyyn 

Käsittelijä voi palauttaa hyväksytyn tai hylätyn harjoitteluilmoituksen takaisin käsittelyyn avaamalla harjoitteluilmoituksen tarkasteluun ja valitsemalla kolmen pisteen painikkeesta Palauta käsittelyyn. Käyttäjälle avautuu modaali, jossa käyttäjä varmistaa palauttamisen tai palaa takaisin. 

Modaalin Palauta käsittelyyn -painikkeesta harjoitteluilmoitus muuttuu tilaan Käsittelyssä. Harjoitteluilmoituksen voi tämän jälkeen käsitellä normaalisti. Käsittelijäksi vaihtuu se käsittelijä, joka palauttaa harjoitteluilmoituksen käsittelyyn. 

Raportit

Käsittelijä voi seurata ja tarkastella Raportit-välilehdellä harjoitteluja ja harjoittelutukia koskevia raportteja.

Harjoittelujen raportointi

Harjoittelut-välilehdellä käsittelijä näkee kuinka paljon ja minkälaisia harjoitteluja Intossa on raportoitu. Käyttäjä valitsee minkä kalenterivuoden harjoitteluja hän tarkastelee. Tarkastella voi vain yhtä kalenterivuotta kerrallaan. Valikossa on valittavissa vain ne vuodet, joille kohdistuu hyväksyttyjä harjoitteluja.

Raportointi perustuu hyväksytyille harjoitteluhakemuksille kirjattuihin harjoittelun ajanjakson alkamispäivämääriin. Jos harjoittelu ajoittuu useammalle kalenterivuodelle, harjoittelu raportoidaan ajanjakson alkamispäivämäärän mukaiselle kalenterivuodelle. Raportointinäkymän tiedot päivittyvät, jos kyseisiä tietoja muutetaan.

Näkymään avautuvassa taulukossa näytetään seuraavat tiedot valitulta kalenterivuodelta:

1. Organisaatiot: Harjoittelut näytetään organisaatiokohtaisesti. Organisaatioissa näytetään vain juuriorganisaatiosta seuraava organisaatiotaso. Harjoittelu lasketaan tiettyyn organisaatioon sen perusteella, mikä opiskelijan opiskeluoikeuden organisaatioksi on määritelty opintotietojärjestelmässä (esim. Sisu).
2. Yhteensä (kaikki organisaatiot): Valitun kalenterivuoden kaikkien organisaatioiden yhteenlasketut tiedot.
3. Tuetut harjoittelut (kpl): Valittuna kalenterivuotena alkavat harjoittelut, joille on myönnetty harjoittelutuki.
4. Ei tuetut harjoittelut (kpl): Valittuna kalenterivuotena alkavat harjoittelut, joille ei ole myönnetty harjoittelutukea.
5. Yhteensä (kpl): Kaikki valittua kalenterivuotena alkavat harjoittelut.
6. Osuus (%): Prosenttiosuus valitun kalenterivuoden harjoitteluista.

Taulukon riviä klikkaamalla avautuu tarkemmat tiedot kyseisen organisaation sisäisistä harjoittelutiedoista tai kaikkien organisaatioiden yhteenlasketuista harjoittelutiedoista. Tarkemmissa tiedoissa listataan valitun organisaation harjoittelujen jakautuminen valitulle kalenterivuodelle:

• Harjoittelut yhteensä
• Harjoittelujen jakautuminen työnantajasektoreittain
• Harjoittelujen jakautuminen sen mukaan, mistä opiskelija on löytänyt harjoittelupaikan
• Harjoittelujen mediaanipalkka
• Harjoittelujen jakautuminen kuukausittain harjoittelun alkamispäivän mukaan

Harjoittelutuen raportointi

Harjoittelutuet-välilehdellä käsittelijä näkee miten harjoittelutuen budjettia on käytetty tuettuihin harjoitteluihin.

Käyttäjä valitsee minkä kalenterivuoden harjoittelutukia hän tarkastelee. Tarkastella voi vain yhtä tukivuotta kerrallaan. Valikossa on valittavissa vain ne vuodet, joille on määritelty budjetti pääkäyttäjän käyttöliittymässä (ks. harjoittelutukien hallinta).

Käyttäjälle näytetään ilmoitus, joka kertoo onko valitulle tukivuodelle määritelty organisaatiokohtainen vai korkeakoulun yhteinen harjoittelutuen budjetti. Tämä vaikuttaa siihen, miten tietoja jaotellaan raporteissa.

Raportointi perustuu hyväksytyille harjoitteluhakemuksille tukivuosittain kirjattuihin harjoittelutukiin ja niiden summiin. Raportointinäkymän tiedot päivittyvät, jos kyseisiä tietoja muutetaan. Into ei vahdi budjetin toteutumista, vaan raportoi miten tuet jakautuvat.

Näkymään avautuvassa taulukossa näytetään seuraavat tiedot valitulta tukivuodelta:

1. Organisaatiot: 
   1. Jos kyseessä on korkeakoulun yhteinen harjoittelutuen budjetti, organisaatiolistauksessa näytetään ne organisaatiot, joihin kohdistuu tuettuja harjoitteluja.
   2. Jos kyseessä on organisaatiokohtainen harjoittelutuen budjetti, organisaatiolistauksessa näytetään ne organisaatiot, joille pääkäyttäjä on määritellyt budjetin.
      Organisaatioissa näytetään vain juuriorganisaatiosta seuraava organisaatiotaso. Tuettu harjoittelu lasketaan tiettyyn organisaatioon sen perusteella, mikä opiskelijan opiskeluoikeuden organisaatioksi on määritelty opintotietojärjestelmässä (esim. Sisu).
2. Tuetut harjoittelut (kpl): Harjoittelut, joille on myönnetty harjoittelutukea valitulta tukivuodelta ja joiden harjoitteluilmoitus on hyväksytty.
3. Budjetti (eur): Pääkäyttäjän määrittelemä budjetti valitulle tukivuodelle.
   1. Jos kyseessä on korkeakoulun yhteinen harjoittelutuen budjetti, kyseinen budjetti näytetään Yhteensä -rivillä. Muita budjetteja ei näytetä.
   2. Jos kyseessä on organisaatiokohtainen harjoittelutuen budjetti, näytetään budjetit kaikille niille organisaatioille, joille pääkäyttäjä on määritellyt budjetin.
4. Päättyneet (eur): Valitulle tukivuodelle kohdistettujen päättyneiden harjoitteluiden harjoittelutukien summa. Lasketaan hyväksytyiltä harjoitteluilmoituksilta, joiden viimeinenkin harjoittelun ajanjakso on päättynyt.
5. Kesken (eur): Valitulle tukivuodelle kohdistettujen tulevien tai kesken olevien harjoitteluiden harjoittelutukien summa. Lasketaan hyväksytyiltä harjoitteluilmoituksilta, joiden viimeinen harjoittelun ajanjakso ei ole vielä päättynyt.
6. Käytettävissä (eur): Käytettävissä oleva budjetti. Valitun tukivuoden budjetin ja myönnettyjen harjoittelutukien erotus. Summat näytetään joko yhteenlaskettuna tai organisaatiokohtaisesti riippuen siitä kumpi budjetti valitulle tukivuodelle on määritelty.
7. Yhteensä: Valitun tukivuoden kaikkien organisaatioiden yhteenlasketut määrät.

Taulukon riviä klikkaamalla avautuu tarkemmat tiedot kyseisen organisaation sisäisistä harjoittelutukitiedoista. Tarkemmat tiedot näytetään vain, jos kyseisellä organisaatiolla on tuettuja harjoitteluja.  Tarkemmissa tiedoissa listataan valitun organisaation harjoittelutuen jakautuminen valitulle tukivuodelle:

• Harjoittelutuki yhteensä
• Harjoittelutuen jakautuminen tutkinto-ohjelmittain
• Harjoittelutuen jakautuminen työtehtävittäin
• Harjoittelutuen jakautuminen työnantajasektoreittain

Yhteensä (kaikki organisaatiot)-riviä klikkaamalla avautuu tarkemmat tiedot kaikista korkeakoulun harjoittelutukitiedoista. Tarkemmissa tiedoissa listataan kaikkien harjoittelutukien jakautuminen valitulle tukivuodelle:

• Harjoittelutuki yhteensä
• Harjoittelutuen jakautuminen työtehtävittäin
• Harjoittelutuen jakautuminen työnantajasektoreittain

Omat tiedot

Käsittelijä pääsee tarkastelemaan ja muokkaamaan omia tietojaan yläbannerista oman nimen kohdalta. Omat tiedot -näkymässä näytetään kirjautuneen henkilön henkilö- ja yhteystiedot. Jos käsittelijän pakolliset tiedot puuttuvat, se estää harjoitteluilmoitusten avaamisen sekä henkilön asettamisen harjoitteluilmoituksen käsittelijäksi. Tällaista käyttäjää ohjataan täydentämään puuttuvat henkilötiedot, jotta voi käsitellä harjoitteluilmoituksia.