Omat harjoittelut 

Omat harjoittelut -näkymä on kirjautuneen käyttäjän etusivu, jossa opiskelija voi tarkastella omia harjoitteluilmoituksia, niiden tilatietoja ja ilmoittaa uuden harjoittelun.  Lisäksi näkymässä näytetään linkki korkeakoulun harjoitteluohjeisiin, jos korkeakoulu on lisännyt sellaisen pääkäyttäjän käyttöliittymässä.

Jokaisesta harjoittelusta näytetään seuraavat tiedot: 

...

Opiskelija voi muokata ainoastaan ilmoitusta, jota ei ole vielä lähetetty korkeakoulun käsiteltäväksi tai joka on palautettu opiskelijalle täydennettäväksi. Tällainen harjoitteluilmoitus on tilassa Luonnos. 

Uusi harjoitteluilmoitus 

Opiskelija voi luodauuden harjoitteluilmoituksen tutkintoon johtaviin opiskeluoikeuksiin, jotka ovat aktiivisia. Opiskelijan tutkinto-ohjelma on hyvä olla vahvistettuna opiskeluoikeuteen, kun opiskelija täyttää ilmoitusta. 

Ilmoita uusi harjoittelu-painikkeestaopiskelija pääsee luomaan uuden harjoitteluilmoituksen. Opiskelijan tulee ensin kirjata harjoittelun työnantaja, minkä jälkeen käyttäjälle avautuu harjoitteluilmoitus täytettäväksi muokkaustilassa. Jokaisella harjoitteluilmoituksella on yksilöivä tunniste, joka löytyy ilmoituksen yläosasta. Varsinainen harjoitteluilmoitus koostuu seuraavista osioista: Opiskelijan tiedot, Opintojen tiedot, Työnantajan tiedot, Harjoittelun tiedot. 

...

Opiskelijan tiedoissa käyttäjälle näytetäänhenkilö- ja yhteystiedot. Pääosa tiedoista tulee korkeakoulun lähdejärjestelmästä eikä niitä voi muokata Intossa. Käyttäjää huomautetaan, että opiskelijan tietojen muokkaukset on tehtävä opintotietojärjestelmässä (esim. Sisussa). Opiskelija voi muokata harjoitteluilmoituksella vain puhelinnumeroaan. 

Opintojen tiedot 

Opintojen tiedoissaopiskelijavalitsee, minkä opiskeluoikeuden ja opintojakson puitteissa hän suorittaa harjoittelun.

...

Opiskelija valitsee valikosta sen opiskeluoikeuden, johon harjoittelu suoritetaan. Valikossa näytetään opiskelijan kaikki tutkinto-opiskeluoikeudet, jotka ovat kuluvalla hetkellä aktiivisia. Aktiivista opiskeluoikeutta ei näytetä, jos opiskelija on ilmoittautunut poissaolevaksi tai ilmoittautuminen on laiminlyöty.  

...

Jos alasvetovalikosta ei löydy yhtään opiskeluoikeutta/oikeaa opiskeluoikeutta, käyttäjälle näytetään huomautus: “Sinulla ei ole voimassa olevaa opiskeluoikeutta, johon harjoittelu voitaisiin sijoittaa.” 

Opiskelija valitsee valikosta, minkä opintojakson puitteissa hän harjoittelun suorittaa. Valikossa näytetään kaikki julkaistut opintojaksot, joiden tyyppi on työharjoittelu kotimaassa tai työharjoittelu ulkomailla.Opintojaksot on järjestetty koodin mukaisessa aakkosjärjestyksessä ja käyttäjä voi hakea valikostaopintojaksoa tunnuksella tai hakusanalla. Opintojaksosta näytetään kuluvajulkaistu versio tai jos sellaista ei ole, niin viimeisin julkaistu versio.

...

Kun opiskelija on valinnut harjoittelun opintojakson, Harjoittelun vastuuhenkilö -valikossa näytetään kyseiselle opintojaksolle kirjatut vastuuhenkilötiedot (vastuuopettajat ja hallintohenkilöt). Tiedot tulevat ensisijaisesti opintotietojärjestelmän kuluvalta julkaistulta opintojaksoversiolta ja toissijaisesti viimeisimmältä julkaistulta opintojaksoversiolta. Opiskelija valitsee valikosta yhden henkilön, joka vastaa harjoittelun suorittamisesta.

Työnantajan tiedot 

Työnantajan tiedoissa opiskelija täyttää työnantajaa koskevat perustiedot ja yhteystiedot.Harjoitteluilmoituksen käsittelijävoi tarvittaessa muokata opiskelijan antamia tietoja myöhemmin käsitellessään harjoitteluilmoitusta. 

...

• Harjoittelun työnantaja: Työnantaja on oletuksena opiskelijan aiemmin täyttämä työnantaja. Jos opiskelija muokkaa tietoa, se päivittyy automaattisesti myös harjoitteluilmoituksen otsikkoon. 
• Y-tunnus: Jos käyttäjä valitsee, että työnantajalla on Y-tunnus, tämä tulee täyttää viereen avautuvaan kenttään.Jos käyttäjä valitsee, ettei työnantajalla ole Y-tunnusta, kenttä poistuu näkymästä. 
• Työnantajasektori valitaan koodiston arvoista. Jos sopivaa arvoa ei löydy, voi valitamuu. 
• Harjoittelupaikan osoitetiedot 
• Työantajan sopimusyhteyshenkilöntiedot 
  • Opiskelija valitsee yhteyshenkilön asiointikielen. Asiointikielen valinta on korkeakoululle tiedoksi. Kun käsittelijä luo harjoittelusopimusta, hänelle informoidaan harjoitteluilmoituksella ilmoitettu asiointikieli, jotta sopimus voidaan tarvittaessa tulostaa valitulla kielellä. 
• Työharjoittelun ohjaajan tiedot  

...

• Harjoittelupaikan yksikkö/osasto 

Harjoittelun tiedot 

Harjoittelun tiedoissa opiskelija täydentää harjoittelun kuvauksen, keston, palkkauksen ja harjoittelutukeen liittyvät tiedot.Harjoitteluilmoituksen käsittelijä voi tarvittaessa muokata opiskelijan antamia tietoja myöhemmin käsitellessään harjoitteluilmoitusta. Vain harjoittelutuen hakua koskeva tieto ja harjoittelun lisätiedot eivät ole käsittelijän muokattavissa. 

Harjoittelun kuvaustiedoissa opiskelija valitsee työtehtävien tyypin valikon arvoista. Jos sopivaa arvoa ei löydy, voidaan valita muu. Opiskelija täyttää tarkemman kuvauksen työtehtävistä vapaatekstikenttään. Lisäksi opiskelija valitsee valikon arvoistamistä on löytänyt harjoittelupaikan. Jos sopivaa arvoa ei löydy, voidaan valita muu. 

Harjoittelun kestoon ja palkkaukseen opiskelija täyttää yhden tai useamman ajanjakson.Näkymässä on oletuksena yksi pakollinen ajanjakso täytettävänä. Jos harjoittelu ei ole yhtämittainen tai osa harjoittelusta on osa-aikaista tai siitä maksetaan eri palkka, voidaan harjoittelu jakaa useampaan eri ajanjaksoon.Käyttäjä voi tarvittaessa lisätä ajanjaksoja Lisää ajanjakso -toiminnosta. Erikseen lisättyjä ajanjaksoja voi poistaa.  

Ajanjaksoihin annetaan harjoittelun päivämäärät (alkaa – päättyy), harjoittelun työaika prosentteina sekä kuukausipalkka euroina. Opiskelija voi antaa tarvittaessa ajanjaksoon liittyviä lisätietoja vapaatekstikentässä. 

Harjoittelutukeen valitaan joko kyllä tai ei sen mukaan, hakeeko opiskelija harjoittelutukea. 

...

Opiskelija voi antaa harjoitteluun liittyviälisätietoja vapaatekstikentässä. 

Liitteiden lisääminen harjoitteluilmoitukselle

Opiskelija voi tarvittaessa lisätä harjoitteluilmoitukselle harjoitteluun liittyvän liitteen, kuten harjoitteluraportin tai työtodistuksen. Liitteitä voi lisätä missä tahansa vaiheessa: ennen tai jälkeen harjoitteluilmoituksen lähettämisen tai hyväksynnän.

Liitteiden muokkaus tapahtuu avatun harjoitteluilmoituksen ylälaidasta kohdasta Liitteet. Opiskelija valitsee harjoitteluilmoitukselle lisättävän tiedoston ja tallentaa sen harjoitteluilmoitukselle.

• Sallitut tiedostomuodot .pdf, .txt, .doc, docx, .png, .jpeg, .jpg.
• Tiedoston maksimikoko 25MB.
• Tiedostojen maksimimäärä on 20 kpl.

Opiskelija näkee Liitteet-näkymästä kaikki tallentamansa liitteet ja voi halutessaan ladata ne itselleen. Käsittelyä odottavat ja käsitellyt liitteet näytetään omissa osioissaan. Lisäksi kunkin liitteen kohdalla näytetään sen käsittelyn tila:

• Odottaa käsittelyä: Opiskelijan tallentama liite, jota ei ole otettu vielä käsittelyyn. Opiskelija voi poistaa liitteen siihen asti, kunnes käsittelijä ottaa liitteen käsittelyyn. Opiskelija voi tarvittaessa pyytää käsittelijää poistamaan liitteen, jos se on jo käsittelyssä tai hyväksytty.
• Käsittelyssä: Käsittelijän lataama liite.
• Hyväksytty: Käsittelijä on merkinnyt liitteen hyväksytyksi.

Liitteitä säilytetään järjestelmässä 12 kk.

Harjoitteluilmoituksen lähettäminen 

Kun harjoitteluilmoitukselle on täytetty kaikki pakolliset tiedot, opiskelija voi lähettää sen korkeakoulun käsiteltäväksisivun oikeassa ylälaidassa olevasta Lähetä -painikkeesta.Lähetyksen jälkeen opiskelija ei voi enää muokata ilmoituksen tietoja. Tästä huomautetaan myös käyttäjää ennen lähettämistä. Tarvittaessa käsittelijä voi palauttaa harjoitteluilmoituksen takaisin opiskelijan täydennettäväksi, jolloin ilmoitus on taas opiskelijan muokattavissa(ks. harjoitteluilmoituksen palautuminen täydennettäväksi). 

...

Kun harjoitteluilmoitus on lähetetty onnistuneesti, harjoittelun tila muuttuu luonnoksesta Odottaa käsittelyä -tilaan ja mahdollinen harjoittelutuki Haettu -tilaan (ks. harjoitteluilmoituksen tilatiedot).Opiskelija voi tarkastella lähetettyä harjoitteluilmoitusta ja seurata sen tilaaOmat harjoittelut -näkymän kautta.  

Harjoitteluilmoituksen lähettämisen jälkeen opiskelijalle näytetään ilmoitus Funilab-yhteisöön liittymisestä (ks. Yleistä).

...

Kun korkeakoulu ottaa harjoitteluilmoituksen käsittelyyn, harjoittelun tila muuttuu Odottaa käsittelyä -tilasta Käsittelyssä-tilaan. Mahdollinen harjoittelutuki säilyy Haettu -tilassa. 

Harjoitteluilmoituksen palautuminen täydennettäväksi 

...

Harjoitteluilmoituksen palauttaminen opiskelijalle muuttaa harjoittelun tilan Käsittelyssä -tilasta Luonnos-tilaan.Jos opiskelija on hakenut harjoitteluilmoituksella harjoittelutukea, tämän tila säilyy Haettu-tilaisena. 

Opiskelija näkee Omat harjoittelut -näkymässä palautetun harjoitteluilmoituksen kohdalla merkinnän “palautettu täydennettäväksi”. Kun opiskelija avaa harjoitteluilmoituksen,näkymässä näytetään huomautus palautuksesta sekä käsittelijän antamat perustelut palautukselle.

Palautettu harjoitteluilmoitus on muokkaustilassa ja opiskelija voi täydentää sitä vapaasti. Opiskelija näkee myös käsittelijän mahdolliset muokkaukset. Opiskelija voi lähettää täydennetyn harjoitteluilmoituksen takaisin korkeakoulun käsiteltäväksiLähetä-painikkeesta. Samalla harjoittelun tila muuttuu Odottaa käsittelyä -tilaanja mahdollinen harjoittelutuki säilyy Haettu -tilassa eikä opiskelija voi enää muokata ilmoitusta. 

Hyväksytty harjoitteluilmoitus 

Opiskelija näkee Omat harjoittelut -näkymästä harjoitteluilmoitukset, jotka hän on luonut. Jos käsittelijä on hyväksynyt opiskelijan harjoitteluilmoituksen, harjoittelu on Hyväksytty -tilassa. 

Opiskelija voi tarkastella harjoitteluilmoituksen ja päätöksen tietoja avaamalla harjoitteluilmoituksen. Opiskelija näkee mahdolliset muutokset, jotka käsittelijä on tehnyt. Opiskelija ei voi muokata Hyväksytty-tilaista harjoitteluilmoitusta. 

...

Jos käsittelijä on määritellyt harjoitteluilmoitukselle, että harjoittelusta luodaan korkeakoulun ja työnantajan välille kirjallinen sopimus, opiskelija näkee hyväksytyllä harjoitteluilmoituksella harjoittelusopimuksen tilan (ks. Harjoittelusopimuksen tila). Tila kertoo opiskelijalle missä vaiheessa sopimuksen allekirjoitus on.Tilaa voi tarkastella Omat harjoittelut -näkymästä tai harjoitteluilmoitukselta. 

Hyväksytyn harjoittelun sopimuksen tila on oletuksena Odottaa allekirjoitusta.Kun sopimus on allekirjoitettu, käsittelijä päivittää tiedon opiskelijan harjoitteluilmoitukselle manuaalisesti. Samalla harjoittelusopimuksen tila muuttuu Sopimus allekirjoitettu -tilaan. 

Hylätty harjoitteluilmoitus 

Opiskelija näkee Omat harjoittelut -näkymästä harjoitteluilmoitukset, jotka hän on luonut. Jos käsittelijä on hylännyt opiskelijan harjoitteluilmoituksen, harjoittelu on Hylätty -tilassa. Opiskelija näkee harjoitteluilmoituksellahuomautuksen asiasta sekä käsittelijän antamat perustelut hylkäykselle.  

...