...
- Tila: Harjoittelun tila (käsittelyssä, odottaa käsittelyä, hyväksytty, hylätty, palautettu täydennettäväksi, keskeytetty, peruttu, ks. kohta harjoittelun tilat).
- Harjoittelusopimus: Harjoittelusopimuksen tila(ei sopimusta, odottaa allekirjoitusta, sopimus allekirjoitettu, ks. kohta harjoittelusopimuksen tilat).
- Hakurajaus ei sopimusta näyttää hakutuloksissa myös harjoitteluilmoitukset, joita ei ole vielä hyväksytty tai hylätty.Siksi harjoittelusopimuksen tilaa suositellaan käytettävän yhdessä Harjoittelun tila -hakurajauksen kanssa.
- Harjoittelutuki: Harjoittelutuen tila (ei haettu, haettu, myönnetty, myönnetty (laskutettu), myönnetty (maksettu), ei myönnetty).
- Organisaatio: Valikossa näytetään opintotietojärjestelmään määritellyt julkaistut organisaatiot. Organisaatiot on järjestetty nimen mukaisessa aakkosjärjestyksessä ja käyttäjä voi hakea valikosta organisaatiota hakusanalla. Hakurajauksena organisaatiohaku kohdistuu harjoitteluilmoituksessa valittuun opiskeluoikeuteen ja sen organisaatioon.
- Tutkinto-ohjelma: Valikossa näytetään kaikki julkaistut tutkinto-ohjelmat.Tutkinto-ohjelmat on järjestetty koodin mukaisessa aakkosjärjestyksessä ja käyttäjä voi hakea valikosta tutkinto-ohjelmaa koodilla tai hakusanalla. Hakurajauksena tutkinto-ohjelman haku kohdistuu opiskelijan opiskeluoikeuden mukaiseen aktiivisessa vaiheessa olevaan tutkinto-ohjelmaan.
- Opintojakso: Valikossa näytetään kaikki julkaistut opintojaksot, joiden tyyppi on työharjoittelu kotimaassa tai työharjoittelu ulkomailla.Opintojakson voimassaoloaikaa ei huomioida.Opintojaksot on järjestettykoodin mukaisessa aakkosjärjestyksessä ja käyttäjä voi hakea valikosta opintojaksoa koodilla tai hakusanalla. Hakurajauksena opintojakson haku kohdistuu harjoitteluilmoituksessa valittuun opintojaksoon ja sen kaikkiin versioihin (groupID).
- Käsittelijä: Henkilö, joka on merkitty harjoitteluilmoituksen käsittelijäksi. Käsittelijät on järjestetty nimen mukaisessa aakkosjärjestyksessä ja käyttäjä voi hakea valikosta käsittelijää hakusanalla. Hakurajauksena hakutuloksissa näytetään sekä käsitellyt että käsittelyssä oleva harjoitteluilmoitukset.
...
Käsittelijä voi tarkastella yksittäisen harjoitteluilmoituksen tietoja valitsemalla harjoitteluilmoitusten listauksesta harjoitteluilmoituksen. Käsittelijä näkee avatun harjoitteluilmoituksen otsikon vieressä lisämerkinnän harjoittelun tilasta.
Odottaa käsittelyä -tilainen harjoitteluilmoitus avautuu käyttäjälle tarkastelunäkymään, jossa tiedot eivät ole muokattavissa. Virkailija näkee tarkastelunäkymän yläosassa opiskelijan nimen ja opiskelijanumeron, harjoittelun työnantajan sekä harjoitteluilmoituksen yksilöivän tunnisteen. Lisäksi käsittelijä näkee opiskelijan täyttämät Harjoitteluilmoituksen tiedot.
Käyttäjä voi palata takaisin hakulistaukseen Takaisin -painikkeesta tai siirtyä käsittelemään harjoitteluilmoitusta Aloita käsittely -painikkeesta.
Kun käsittelijä ottaa harjoitteluilmoituksen käsittelyyn Aloita käsittely -painikkeesta, harjoittelu ja mahdollinen harjoittelutuki muuttuu Käsittelyssä -tilaan. Samalla harjoitteluilmoituksen käsittelijäksitallentuu kirjautunut käyttäjä.
...
Lisäksi käyttäjä voi poistaa käsittelijän (joko itsensä tai toisen) jättämällä käsittelijän valitsematta ja tallentamalla tiedot. Tällöin harjoitteluilmoitus on edelleen Käsittelyssä-tilassa, mutta ilman käsittelijää. Tällaisen hakemuksen voi käsitellä normaalisti.
Käsittelyssä-tilainen harjoitteluilmoitus koostuu Harjoitteluilmoituksen tiedoista ja Päätöksen tiedoista.
Harjoitteluilmoituksen käsittelyhistoria
...
Käsittelijävoi tarkastella ja muokataKäsittelyssä-tilaisen harjoitteluilmoituksen tietoja. Harjoitteluilmoituksen tiedot koostuvat neljästä osiosta, jotka ovat samat kuin opiskelijalla: opiskelijan tiedot, opintojen tiedot, työnantajan tiedot ja harjoittelun tiedot.
Käsittelijä voi muokata kaikkiaopiskelijan täyttämiä tietoja, lukuun ottamattaharjoitteluilmoitukseen valittua opiskeluoikeutta, harjoittelutukeen liittyviä tietoja, opintojaksoa ja harjoittelun lisätietoja. Mahdolliset opiskelijan henkilö- ja yhteystietojen muokkaukset on tehtävä opintotietojärjestelmässä (esim. Sisussa) lukuunottamatta matkapuhelinnumeroa.
Muokkaukset tulee tallentaa Tallenna-painikkeesta.Tallennetut muokkaukset säilyvät harjoitteluilmoituksella ja käyttäjä voi palataniihin myöhemmin. Tiedot päivittyvät automaattisesti myös opiskelijan näkymään.
...
Käsittelijä voi tarkastella ja muokata päätöksen tietoja, jos harjoitteluilmoitus on Käsittelyssä-tilassa.
Päätöksen tiedot koostuvat kahdesta tai kolmesta osiosta: harjoittelutuki, harjoittelusopimus sekä yhteyshenkilö ja lisätiedot. Harjoittelutukea koskeva osio näytetään vain harjoitteluilmoituksilla, joissa opiskelija on ilmoittanut hakevansa harjoittelutukea.
Opiskelija näkee päätöstä koskevat tiedot vasta, kun harjoitteluilmoitus on hyväksytty.
Harjoittelutuki-osiossakäsittelijä näkee harjoittelun kestoon ja palkkaukseen liittyvät tiedot. Tiedot muodostetaan automaattisesti harjoitteluilmoitukselle täytetyistä tiedoista. Jos niihin liittyviä tietoja täytyy muokata,muutokset tulee tehdä suoraanHarjoittelun tiedot -osiossa. Näin ne päivittyvät automaattisesti myösHarjoittelutuki-osioon.
KäsittelijävalitseeHarjoittelutuki-osiossa,myönnetäänkö opiskelijalle harjoittelutuki vai ei. Jos opiskelijalle on jo aikaisemmin myönnetty harjoittelutuki, käsittelijälle huomautetaan asiasta. Näkymässä listataan mahdolliset harjoitteluun myönnetyt harjoittelutuet ja tarjotaan linkki aiemmalle harjoitteluilmoitukselle, jotta käsittelijä voi tarkastella tietoja tarkemmin. Näkymään listataan kaikki opiskelijalle myönnetyt harjoittelutuet huolimatta siitä mihin opiskeluoikeuteen harjoittelut on kohdistettu.
Jos harjoittelutuki myönnetään, näkymään tulee täytettäväksi Tukivuosi- ja Harjoittelutuen määrä -kentät. Käsittelijä valitsee minkä kalenterivuoden budjetista harjoittelutuki myönnetään ja syöttää harjoittelutuen määrän euroissa.
Huom. käsittelijän vastuulla on kirjata harjoittelutukipäätös oikein. Esimerkiksi harjoitteluilmoituksen hylkääminen tai hyväksyminen ei muuta automaattisesti valintaa.
Harjoittelusopimus-osiossa virkailija valitsee, luodaanko harjoittelusta korkeakoulun ja työnantajan välille kirjallinen sopimus vai ei. Valinta on oletuksena kielteinen. Jos harjoittelulle on myönnetty edellisessä osiossa harjoittelutuki, harjoittelusopimus on pakollinen eikä valintaa voi tehdä.
Osiossa näytetään työnantajan asiointikieli, joka on valittu harjoitteluilmoituksen Työnantajan tiedot -osiossa. Jos työnantajan kieltä muokataan, se päivittyy myös Harjoittelusopimus -osioon.
Jos harjoittelusta luodaan kirjallinen sopimus, käyttäjän tulee valita sopimukselle sopimusehtopohja. Valikossa on valittavissapääkäyttäjän käyttöliittymässä luodut sopimusehtopohjat. Kun käsittelijä on valinnut sopimusehtopohjan, näkymään avautuu valitun sopimuspohjan tiedot. Tietoja voi tarvittaessa muokata harjoitteluilmoituskohtaisesti. Jokaisesta tietokentästä on olemassa kieliversiot (fi/sv/en).Harjoittelusopimus muodostetaan valitun sopimuspohjan ja mahdollisten muokkausten pohjalta(ks. harjoittelusopimuksen käsittely).
Yhteyshenkilö ja lisätiedot -osiossa virkailija täydentää korkeakoulun yhteystiedot harjoitteluilmoitusta ja mahdollista harjoittelusopimusta koskevissa asioissa. Tiedot voi täyttää manuaalisesti tai klikataAseta käsittelijä yhteyshenkilöksi, jolloin yhteystietoihin päivittyy automaattisesti harjoitteluilmoitukselle asetetun käsittelijän tiedot. Tietoja voi tarvittaessa muokata.
...
Käsittelijä voi tallentaa tekemänsä muutokset missä tahansa vaiheessa Tallenna-painikkeesta ja palata käsittelemään harjoitteluilmoitusta myöhemmin.
...
Jos harjoitteluilmoitus vaati lisätietoja opiskelijalta, käsittelijä voi palauttaaKäsittelyssä-tilaisen harjoitteluilmoituksen takaisin opiskelijan täydennettäväksi. Sen voi tehdä kolmen pisteen painikkeesta avautuvasta valikosta valitsemalla Palauta täydennettäväksi.Käsittelijän tulee lisätä perustelut miksi harjoitteluilmoitus palautetaan opiskelijalle täydennettäväksi. Perustelut näytetään harjoitteluilmoituksella sekä käsittelijälle että opiskelijalle.
...
Kun opiskelija on täydentänyt harjoitteluilmoitusta ja lähettänyt sen takaisin korkeakoulun käsiteltäväksi,harjoitteluilmoitus on Odottaa käsittelyä -tilassa.Harjoitteluilmoituksella säilyy sama käsittelijätieto, kun sillä oli ennen palauttamista.Käsittelijä näkee myös aiemmin antamansa perustelut palautukselle. Käsittelijä voi jatkaatäydennetyn hakemuksen käsittelyä harjoitteluilmoituksenAloita käsittely -painikkeesta.
Harjoitteluilmoituksen hyväksyminen
Jos kaikki harjoitteluilmoituksen pakolliset tiedot on täytetty, käsittelijä voi hyväksyä Käsittelyssä-tilaisen harjoitteluilmoituksen Hyväksy-painikkeesta. Samalla harjoittelun tila muuttuu Hyväksytty -tilaan, mahdollinen haettu harjoittelutuki myönnetty/ei myönnetty-tilaan sekä harjoittelusopimuskäsittelyssä/ei sopimusta -tilaan(ks. harjoitteluilmoitusten tilatiedot).
Käyttäjälle avautuu modaali, jossa käyttäjä varmistaa hyväksynnän tai palaa takaisin. Käsittelijää kehotetaan tarkistamaan tiedot ja varmistamaan erillisessä modaalissa, että harjoitteluilmoitus halutaan hyväksyä.
Jos jokin pakollinen tieto puuttuu, hyväksyntä aiheuttaa järjestelmävirheen. Käyttäjää kehotetaan täydentämään tai korjaamaan puuttuvat tiedot ja tarjotaan suorat linkit puuttuviin tietokenttiin.
Hyväksytty-tilaista harjoitteluilmoitusta ei voi muokata. Käsittelijäja opiskelija voi tarkastella Harjoitteluilmoituksen tiedot- ja Päätöksen tiedot –osioita.
Tarvittaessa käsittelijä voi palauttaa hyväksytyn harjoitteluilmoituksen takaisin käsittelyyn kolmen pisteen valikosta valitsemalla Palauta käsittelyyn (ks. kohta Hyväksytyn tai hylätyn harjoitteluilmoituksen palauttaminen käsittelyyn)
Hyväksytyn harjoitteluilmoituksen Päivitä tietoja -painikkeesta käsittelijä voi muokata seuraavia tietoja riippuen harjoitteluilmoituksesta:
...
Kun harjoittelusopimus onallekirjoitettu, käsittelijä voimuokataharjoitteluilmoitukselle harjoittelusopimuksen tilan manuaalisesti. Päivitä tietoja -painikkeesta käyttäjä valitsee, onko sopimus allekirjoitettu vai ei. Valinta on oletuksena ei, sopimusta ei ole allekirjoitettu, jolloin harjoittelusopimuksen tila on Käsittelyssä.Jos käyttäjä merkitsee sopimuksen allekirjoitetuksi, harjoittelusopimuksen tila muuttuu Hyväksytty -tilaan.
HUOM! Sopimuksen muodostaminen ei onnistu, jos opiskelijan tutkinto-ohjelma ei ole vahvistettu opiskeluoikeuteen. Tällaisessa tilanteessa tutkinto-ohjelma tulee vahvistaa opiskelijan opiskeluoikeuteen opintotietojärjestelmässä (esim. Sisu). Muutokset päivittyvät Intoon seuraavan yön aikana. Tämän jälkeen harjoitteluilmoitus tulee palauttaa takaisin käsittelyyn ja opiskelijan täydennettäväksi, jotta tämä voi valita päivitetyn opiskeluoikeustiedon uudelleen harjoitteluilmoitukselle.
...
Jos harjoitteluilmoitukselle on määritelty, että työnantajalta kysytään palautetta,järjestelmästä lähetetään automaattisesti palautekysely sähköpostitse työharjoittelun ohjaajalle, kun kaikki harjoitteluilmoitukselle merkityt ajanjaksot ovat päättyneet. Sähköposti lähetetään työharjoittelun ohjaajalle, jonka sähköpostiosoite on ilmoitettu harjoitteluilmoituksella kohdassa Työharjoittelun ohjaaja harjoittelupaikalla.
Sähköpostissa ohjataanohjaajaa vastaamaan korkeakoulukohtaiseen palautekyselyyn erillisen linkin kautta.Kyselyn sisältöä ylläpidetään ja hallinnoidaan korkeakoulussa.Sen sijaan Funidata ylläpitääsähköpostin sisältöä ja siihen lisättävää korkeakoulukohtaista linkkiä.Jos linkkiä ei ole toimitettu, sähköpostia ei lähetetä.
...
Harjoitteluilmoituksen hylkääminen
Käsittelijä voi hylätä Käsittelyssä-tilaisen harjoitteluilmoituksen kolmen pisteen painikkeesta avautuvasta valikosta valitsemalla Hylkää harjoitteluilmoitus. Käyttäjälle avautuu modaali, jossa käyttäjä varmistaa hylkäämisen, täydentää perustelut hylkäämiselle tai palaa takaisin. Perustelut harjoittelun hylkäämiselle ovat pakolliset ja ne näkyvät hylätyllä harjoitteluilmoituksella myös opiskelijalle.
Modaalin Hylkää harjoitteluilmoitus -painikkeesta harjoitteluilmoitus muuttuu tilaan Hylätty.Hylätty harjoitteluilmoitus on tarkastelunäkymässä eikä sitä voi muokata. Harjoitteluilmoituksella näytetään huomautus hylkäyksestä ja käsittelijän antamat perustelut hylkäykselle. Myös opiskelija näkee vastaavat tiedotomassa näkymässään. Opiskelija ei näe hylätyllä harjoitteluilmoituksella päätöksen tietoja.
...
Käsittelijä voi palauttaa hyväksytyn tai hylätyn harjoitteluilmoituksen takaisin käsittelyyn avaamalla harjoitteluilmoituksen tarkasteluun ja valitsemalla kolmen pisteen painikkeesta Palauta käsittelyyn. Käyttäjälle avautuu modaali, jossa käyttäjä varmistaa palauttamisen tai palaa takaisin.
Modaalin Palauta käsittelyyn -painikkeesta harjoitteluilmoitus muuttuu tilaan Käsittelyssä. Harjoitteluilmoituksen voi tämän jälkeen käsitellä normaalisti.Käsittelijäksi vaihtuu se käsittelijä, joka palauttaa harjoitteluilmoituksen käsittelyyn.
...