Pääkäyttäjä voi hallita Intossa käyttöoikeuksia, harjoittelutukien budjetteja ja harjoittelujen sopimusehtopohjia.  

Käyttöoikeuksien hallinta 

Käyttöoikeudet -näkymässä pääkäyttäjä voi tarkastella ja muokata Intoon kirjautuneiden henkilöiden käyttöoikeuksia. Käyttäjille voidaan myöntää hallinnon ja/tai pääkäyttäjän käyttöoikeusroolin: 

Hallinto  

• pääsee kirjautumaan käsittelijän käyttöliittymään 
• saa käsitellä kaikkia hakemuksia 
• näkee kaikki harjoitteluilmoitukset luonnostilaisia ilmoituksia lukuun ottamatta (ks. harjoittelun tilat)
• näkee kaikki raportit 

Pääkäyttäjällä on oikeudet hallinnoida 

• henkilöitä ja heidän käyttöoikeuksiaan 
• harjoittelutukia 
• harjoittelun sopimusehtoja 

Pääkäyttäjä voi hakea näkymässä henkilön ja myöntää tälle käyttöoikeuksia, jos henkilö on käynyt kirjautumassa ensin Intoon tai henkilön tiedot on tuotu järjestelmään rajapinnoilla. Kun käyttäjä kirjautuu Intoon ensimmäistä kertaa, järjestelmään syntyy henkilö. Jokaisella Intoon kirjautuneella käyttäjällä on automaattisesti opiskelijan oikeudet eli näkee opiskelijan käyttäjäroolin toiminnot kirjautuessaan Intoon. Muut käyttöoikeusroolit eli hallinnon ja pääkäyttäjän roolit tulee lisätä käyttäjälle erikseen. 

Pääkäyttäjä voi hakea näkymässä henkilöä nimellä tai EPPN-tunnisteella (eduPersonPrincipalName). Pääkäyttäjä voi muokata valitun henkilön käyttöoikeuksia Muokkaa -painikkeesta. Käyttäjälle avautuu erillinen modaali, jossa henkilölle voi lisätä yhden tai useamman uuden käyttöoikeusjakson. Pääkäyttäjä voi lisätä henkilölle joko hallinnon tai pääkäyttäjän käyttöoikeusroolin sekä määritellä myönnettävän roolin voimassaoloajan. Vain voimassaoloajan alkamispäivämäärä on pakollinen. Jos päättymispäivää ei aseteta, käyttöoikeusrooli on voimassa toistaiseksi. 

Ennen tallennusta pääkäyttäjä voi muokata ja poistaa lisäämiään käyttöoikeusrooleja. Tallennettua käyttöoikeusroolia ei voi poistaa enää myöhemmin avattavassa muokkaustilassa, mutta siihen liittyvää ajanjaksoa voi muokata. 

Tallennetut käyttöoikeudet ja niiden mahdolliset voimassaoloajat näkyvät käyttöoikeuksien tarkastelunäkymässä. 

Harjoittelutukien hallinta 

Harjoittelutuet -näkymässä pääkäyttäjä voi hallita harjoittelutuen budjetteja. Käyttäjä voi kirjata ja muokata vuosikohtaisia budjetteja sekä määritellä niitä koko korkeakoululle tai yksittäisille organisaatioille. 

Budjettien kirjaaminen tapahtuu seuraavasti: 

1. Käyttäjä valitsee kalenterivuoden, jolle harjoittelutuen budjetti kirjataan. Valikossa on oletuksena kuluva vuosi. Jokaiselle kalenterivuodelle tulee tehdä oma erillinen kirjaus. 
2. Budjetteja voi kirjata ja muokata erillisessä modaalissa Muokkaa -painikkeesta.  
3. Käyttäjä valitsee määritteleekö budjetin tiety(i)lle organisaatio(i)lle (organisaatiokohtainen) vai koko korkeakoululle (korkeakoulun yhteinen). Arvo tulee syöttää kokonaislukuna.
   • Organisaatiokohtaista budjettia kirjatessa käyttäjä voi kirjata ja muokata budjetteja organisaatiokohtaisesti. Käyttäjä kirjaa euromääräisen budjetin tarvittaville organisaatioille. Tarvittaessa kenttiä voi jättää täyttämättä. Organisaatiokohtaisten budjettien yhteenlaskettu summa näkyy modaalin alalaidassa. 
   • Korkeakoulun yhteistä budjettia kirjatessa käyttäjä voi kirjata ja muokata koko korkeakoulun budjettia. 
4. Käyttäjä voi peruuttaa tai tallentaa muutokset. 
5. Tallennuksen jälkeen kirjatut budjetit näkyvät Harjoittelutuet -näkymässä valitun kalenterivuoden alla joko organisaatiokohtaisesti tai koko korkeakoulun yhteisenä budjettina.  
6. Käyttäjä voi muokata tietylle kalenterivuodelle kirjattua budjettia Muokkaa -painikkeesta. Muokkaus on mahdollista myös siinä tapauksessa, että budjetista on myönnetty harjoittelutukea. 

HUOM! Harjoittelutukien hallinnassa kirjatut budjetit eivät rajoita opiskelijan harjoitteluhakemuksille myönnettävien harjoittelutukien määrää. 

Sopimusehtopohjien hallinta 

Sopimusehtopohjat -näkymässä pääkäyttäjä voi luoda, muokata ja poistaa sopimusehtopohjia. Tallennetut sopimusehtopohjat ovat käytettävissä harjoitteluilmoituksilla ja niiden sopimustietoja käsitellessä. Käsittelijä voi tarvittaessa muokata sopimusehtopohjan oletustietoja harjoitteluilmoituskohtaisesti (ks. päätöksen tiedot). Harjoittelusopimus muodostetaan valitun sopimuspohjan ja mahdollisten muokkausten pohjalta. 

Sopimusehtopohjia voi luoda Lisää sopimusehtopohja -painikkeesta. Käyttäjälle avautuu modaali, jossa täydennetään sopimuspohjan tiedot. Jokaisesta tietokentästä on olemassa kieliversiot (fi/sv/en). 

Tallennettua sopimusehtopohjaa voi muokata Muokkaa -painikkeesta. Muokkaukset eivät päivity jo käsitellyille harjoitteluilmoituksille. Jos muokkaukset halutaan mukaan hyväksytylle harjoitteluilmoitukselle, tämä täytyy palauttaa takaisin käsittelyyn, valita päivitetty sopimusehtopohja uudelleen harjoitteluilmoitukselle ja hyväksyä harjoitteluilmoitus päivitetyillä tiedoilla. 

Sopimusehtopohjia voi poistaa roskakorikuvakkeesta. Poistamisen jälkeen sopimuspohja ei ole enää valittavissa harjoitteluilmoituksille tai tarkasteltavissa Sopimusehtopohjat-näkymässä. Poistaminen ei vaikuta harjoitteluilmoituksiin, joilla on kyseinen sopimuspohja jo käytössä.